En muchas pymes el teletrabajo ya no es una excepción: es la forma normal de trabajar dos o tres días por semana. Eso no convierte la oficina en opcional ni la casa en terreno libre. Cambian las obligaciones, no desaparecen.
El acuerdo tiene que estar por escrito
La ley de trabajo a distancia exige un acuerdo individual, voluntario y formalizado por escrito antes de empezar. Puede ir en el contrato o en un anexo, da igual, pero debe recoger los días y el porcentaje de presencialidad, el lugar de trabajo, el horario y las reglas de flexibilidad, los equipos, la compensación de gastos, la desconexión digital y el plazo para volver al trabajo presencial.
Muchas pymes tiran de una cláusula genérica copiada de internet. Es un error barato de corregir y caro de dejar pasar: si el acuerdo no detalla las condiciones, cualquier discusión se resuelve con la ley en la mano y, casi siempre, en contra de la empresa. Revisa también qué dice tu convenio colectivo, porque puede fijar mínimos por encima de la ley.
Equipos y gastos: quién paga qué
El equipo lo pone la empresa salvo que el acuerdo diga otra cosa. Ordenador, monitor, silla y conexión deben estar identificados por número de serie y con un responsable. Si el empleado usa su propio ordenador, necesitas autorización, medidas de seguridad y una compensación pactada.
Los gastos derivados del teletrabajo se compensan. Hay dos vías: pagar las facturas reales o fijar un importe mensual por día trabajado en casa. Sea cual sea, tiene que estar en el acuerdo y no confundirse con salario: es una compensación, no un complemento retributivo que suba la base de cotización.
Ejemplo: 8 días al mes en casa con 2€ al día de compensación son 16€ mensuales, unos 192€ al año. Es poco dinero, pero sin acuerdo escrito es una reclamación esperando fecha.
Prevención de riesgos en el domicilio
La obligación de prevención no desaparece porque el trabajador esté en su casa. Hay que evaluar el puesto, informar de los riesgos, dar formación y ofrecer el reconocimiento médico. También debes definir cómo se comunican los accidentes y qué se considera accidente de trabajo en el domicilio.
El accidente in itinere cambia de matiz: el trayecto a la oficina no existe si no se va a la oficina, pero el desplazamiento a una reunión o a un cliente sí cuenta. Deja el protocolo por escrito y pide que se notifique cualquier incidente el mismo día.
Datos y confidencialidad: el riesgo real
Trabajar desde casa multiplica los sitios donde viven los datos. Fija reglas mínimas: VPN obligatoria, contraseñas gestionadas, bloqueo de pantalla, prohibición del correo personal y cero documentos en el escritorio de casa. Si tratas datos personales de clientes, el RGPD sigue aplicando igual y la empresa debe poder demostrar medidas.
Añade una cláusula de confidencialidad y otra de devolución de equipos y borrado de información al terminar la relación. Ojo con las impresoras domésticas y con los espacios compartidos: una videollamada con clientes delante de la familia es una fuga de información, no una anécdota simpática.
Organización: menos control, más objetivos
El teletrabajo se gestiona por entregables, no por presencia. Define horas de disponibilidad, reuniones fijas y un canal único de comunicación. El registro horario sigue siendo obligatorio, también en casa. Y la desconexión digital necesita reglas explícitas: nada de mensajes fuera de horario salvo urgencia, y define qué es una urgencia. Un equipo que responde a las once de la noche no es un equipo comprometido, es un equipo que se va a quemar.
Errores habituales
- Acuerdo verbal o cláusula copiada sin adaptar.
- No compensar gastos ni documentar la compensación.
- Dar por hecho que la prevención solo aplica en la oficina.
- Permitir el ordenador personal sin medidas de seguridad.
- Medir horas conectadas en lugar de resultados.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio compensar los gastos del teletrabajo?
Sí. La empresa debe cubrir los gastos que genere el trabajo a distancia. Puede hacerlo con facturas reales o con un importe pactado, pero la compensación debe existir y estar documentada.
¿Puedo imponer el teletrabajo a un empleado?
El acuerdo debe ser voluntario y formalizado. Si el puesto lo permite, puedes proponerlo, pero no imponerlo sin cobertura convencional o legal. Y debe quedar claro cómo se vuelve a la presencialidad.
¿Quién paga la conexión a internet?
Forma parte de los gastos del teletrabajo. Lo habitual es incluirla en la compensación mensual o pagar la parte proporcional. Lo que no vale es dejarla al empleado sin acuerdo.