Facturar como pyme no es solo cambiar el nombre en la plantilla. Cambia quién emite, cómo se contabiliza y qué obligaciones tienes. La buena noticia: bien montado desde el principio, es más ordenado que llevar todo en Excel.
Qué consideramos pyme
A efectos prácticos, una pyme es una empresa pequeña o mediana. La definición europea habla de menos de 250 empleados y un volumen de negocio limitado. Para el día a día lo importante no es la etiqueta, sino la forma jurídica: autónomo, sociedad limitada u otra.
Autónomo vs. pyme: las diferencias que afectan a la factura
| Aspecto | Autónomo | Pyme / sociedad |
|---|---|---|
| Emisor | Persona física con NIF | Sociedad con CIF y razón social |
| Impuesto sobre beneficios | IRPF | Impuesto de Sociedades |
| Contabilidad | Libros registro | Contabilidad mercantil y cuentas anuales |
| Retención en facturas | IRPF en servicios profesionales | Normalmente no lleva retención de IRPF |
Qué debe llevar la factura de una pyme
Los requisitos son similares a los de un autónomo, pero con los datos de la sociedad:
- Razón social, CIF y domicilio fiscal de la sociedad.
- Número y serie correlativa.
- Fecha de emisión.
- Datos del cliente y descripción del servicio.
- Base imponible, IVA, retenciones si aplican y total.
- Forma de pago y vencimiento, si se indica.
Error típico: seguir usando la plantilla del autónomo con el NIF personal después de constituir la sociedad. La factura debe emitirla la sociedad.
Cómo organizar la facturación
- Define una o varias series según línea de negocio.
- Centraliza plantillas con los datos fiscales correctos.
- Factura en cuanto entregas, no a fin de mes.
- Guarda cada factura emitida y recibida en el mismo sitio.
- Revisa la numeración antes de cerrar el trimestre.
Errores habituales en pymes
- Mezclar facturas de la sociedad con gastos personales.
- Emitir sin CIF o con el CIF de otra sociedad del grupo.
- No cuadrar la numeración entre series.
- Perder facturas de proveedor y pagar IVA de más.
- No separar la contabilidad de la facturación.
Preguntas frecuentes
¿Una pyme puede facturar como autónomo?
No si la actividad la ejerce la sociedad. La factura debe corresponder a quien presta el servicio y figura como titular.
¿Las facturas de pyme llevan retención de IRPF?
Con carácter general, no. La retención de IRPF se aplica a profesionales personas físicas, no a sociedades.
¿Necesito contabilidad aparte?
Sí, la sociedad lleva contabilidad mercantil. La facturación alimenta esa contabilidad, pero no la sustituye.