Facturar como autónomo es algo que parece sencillo... hasta que te toca hacerlo de verdad. Al principio usaba Excel y Word y acabé con facturas duplicadas y clientes devolviéndome una por falta de NIF — una lección rápida de por qué conviene llevarlo en orden. Esta guía recoge lo esencial: requisitos legales, tipos de factura, IVA/IRPF, numeración, errores comunes y una comparativa práctica de programas (gratis vs. de pago).
¿Qué es una factura de autónomo?
Una factura es el documento que acredita la entrega de un servicio o producto. Para un autónomo es obligatoria en la mayoría de operaciones y sirve para justificar ingresos ante Hacienda y para calcular impuestos (IVA, IRPF).
Requisitos legales de una factura
Toda factura debe incluir estos datos mínimos:
- Número y serie correlativa.
- Fecha de emisión.
- Nombre o razón social y NIF del emisor y receptor.
- Domicilio fiscal de ambas partes.
- Descripción del servicio o producto.
- Base imponible, porcentaje y cuota de IVA, retención de IRPF (si aplica) y total.
Tip real: una de mis primeras facturas fue devuelta por no incluir el NIF del cliente. Hoy tengo un modelo guardado y lo repaso siempre antes de enviar.
Tipos de factura
- Factura completa: con todos los datos (la más habitual).
- Factura simplificada: para importes pequeños, con menos datos del receptor.
- Factura rectificativa: corrige errores de facturas anteriores.
- Factura proforma: valor informativo, no válida fiscalmente.
Numeración correcta de facturas
Las facturas deben numerarse de forma correlativa. Puedes usar series (p. ej. 2025-A, 2025-B) para separar negocios o tipos de cliente. Evita saltos en la secuencia: yo tuve que solucionar un salto al empezar el año creando una simple tabla de control en mi programa de facturación.
IVA e IRPF
En general:
- IVA: tipo general 21% (existen tipos reducidos del 10% y 4% para ciertos bienes/servicios).
- IRPF: cuando facturas a empresas o profesionales suele aplicarse retención (15% normalmente; 7% para reducciones de inicio).
Si no aplicas correctamente IRPF o IVA puedes tener facturas devueltas o problemas en las declaraciones trimestrales.
Herramientas y programas de facturación
Mi recomendación práctica: si tu volumen es bajo y tienes pocos clientes, un sistema sencillo con 4–6 funciones te basta. Si creces, cambia a una herramienta más completa. La tabla siguiente compara soluciones populares (gratuitas y de pago) pensadas para autónomos en España.
Comparativa: gratis vs. de pago (resumen práctico)
| Programa | Tipo | Pros | Contras |
|---|---|---|---|
| Pochit | Freemium | IA integrada (Manolo), interfaz simple, facturación recurrente automática y soporte por voz. | Funciones avanzadas en plan de pago; enfocado en simplicidad. |
| Holded | Pago (con prueba) | Interfaz clara, automatización contable, remoto, integraciones y soporte para Verifactu. | Precio por módulo/usuario; puede ser sobredimensionado para micro-autónomos. |
| Quipu | Pago (planes) | Enfocado en facturación y tesorería para autónomos; buena gestión de impuestos y bancos. | Planes limitados en funcionalidades avanzadas; tarifa según uso. |
| FacturaScripts | Gratis / Open Source | Software libre, personalizable con plugins; sin coste de licencia si lo instalas tú. | Requiere instalación/hosting y cierto mantenimiento técnico. |
| Billin | Freemium | Plan gratuito disponible; fácil y rápido para facturar, útil para autónomos que empiezan. | Algunas funciones avanzadas están en planes de pago (limitaciones en clientes o facturas). |
Tabla resumen: he seleccionado opciones representativas y sus pros/contras para ayudarte a decidir según tu caso (migración desde Excel, volumen de facturación, necesidad de integraciones o presupuesto).
Consejos prácticos finales
- Guarda una plantilla base y úsala siempre para evitar olvidos de campos obligatorios.
- Activa recordatorios para tus declaraciones trimestrales de IVA y pagos fraccionados.
- Si trabajas con empresas, controla la aplicación de IRPF (no siempre obvio para principiantes).
- Si necesitas seguridad y automatización, invierte en un programa: te ahorrará tiempo y riesgos.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una factura?
Todos los datos fiscales, numeración, fecha, descripción, base imponible, IVA/IRPF y total.
¿Puedo seguir usando Excel?
Sí, pero solo si controlas la numeración y los impuestos; a medio plazo un software reduce errores y trabajo.
¿Qué hago si me equivoco?
Emite una factura rectificativa haciendo referencia a la factura errónea y corrige lo que proceda.