Un técnico de prevención trabaja casi siempre para empresas, no para particulares. Eso cambia la forma de facturar: presupuestos por proyecto, cuotas mensuales por asesoría, visitas puntuales a obra y formación. Si mezclas todo en una factura global, el cliente no sabe qué paga y tú no sabes qué te deja margen. Separa los servicios desde el primer presupuesto y mantén el criterio en todas las facturas.
Esta guía desglosa las tres fuentes de ingreso habituales: la asesoría mensual, la formación bonificable y el trabajo de campo con desplazamientos y equipos de medición. Verás cómo medir horas reales, qué documentación exige la formación y cómo justificar la deducción del material técnico. Antes de fijar precios tendrás una base para calcular lo que cuesta cada servicio. Todo con criterios prudentes, porque cada actividad tiene matices que conviene confirmar con tu asesor.
Contratos con empresas y facturación mensual
Los contratos con empresas suelen combinar una cuota de asesoría con servicios puntuales. Define por escrito qué incluye la cuota: número de visitas, revisión de documentación, atención de consultas y renovación de evaluaciones. Lo que quede fuera se presupuesta aparte. Así el cliente entiende la factura y tú puedes subir la cuota cuando crezca el volumen de trabajo.
Las cuotas mensuales son cómodas, pero esconden horas. Un contrato de asesoría incluye visitas, llamadas, documentación y reuniones que rara vez se contabilizan. Antes de fijar la cuota, mide cuánto tiempo dedicas al mes a ese cliente durante tres meses seguidos. Si el resultado no cubre el precio, ajusta la cuota o limita el alcance por escrito en el contrato.
- Separa en la factura asesoría, visitas a obra y formación.
- Mide las horas reales de cada cliente durante tres meses.
- Limita por escrito qué incluye la cuota mensual y qué no.
Antes de renovar una cuota anual, revisa las horas del último trimestre; si han subido y el precio no, renegocia o reduce el alcance.
Formación, bonificaciones y contenido
La formación es una línea de negocio con reglas propias. Impartes cursos presenciales u online a empresas que, en muchos casos, quieren bonificarse la formación de sus trabajadores. Ese trámite lo gestiona la empresa, no tú, pero condiciona la documentación: programa, horas, asistencia y evaluación. Si no entregas esos papeles a tiempo, la bonificación se cae y el cliente te lo reclama.
El precio de un curso no puede depender solo de las horas. Prepara material, corrige ejercicios y respondes dudas después. Calcula un precio por edición que cubra la preparación y no solo la sesión. Si el curso se repite, el material se amortiza y el margen mejora; si es a medida, cóbralo como tal. Deja claro en la oferta qué incluye y qué no.
- Entrega programa, horario y control de asistencia a la empresa.
- Incluye en el precio la preparación y la corrección posterior.
- Distingue por escrito curso estándar de formación a medida.
Entrega a la empresa el programa y el control de asistencia el mismo día del curso; sin esos documentos, la bonificación puede perderse.
Desplazamientos, equipo y material técnico
Visitar obras y naves industriales implica coche, ropa de trabajo y equipos de medición. Sonómetros, luxómetros, detectores de gases o un ordenador portátil son herramientas afectas a la actividad, y su IVA puede deducirse si se cumplen los requisitos. Guarda las facturas a tu nombre y anota para qué servicio se compró cada equipo. Sin esa trazabilidad, una inspección puede cuestionar la deducción.
Los desplazamientos a obra son el gasto que más crece y el que peor se documenta. Lleva un registro con fecha, cliente, destino y kilómetros, y apóyalo en las visitas anotadas en el calendario. Si usas el coche también para uso privado, la deducción se limita a la parte profesional. Conviene revisar el porcentaje con tu asesor y aplicar el mismo criterio todo el año, no solo en los meses de más trabajo.
- Anota cliente, destino y kilómetros en cada visita a obra.
- Guarda las facturas del material técnico a tu nombre.
- Aplica el mismo criterio de uso del coche todo el año.
Fotografía el cuentakilómetros al salir y al volver de cada visita; ese hábito resuelve cualquier duda sobre el uso profesional del coche.
Preguntas frecuentes
¿La formación que imparto a empresas lleva IVA y retención?
Con carácter general, la formación es un servicio sujeto a IVA, salvo que encaje en una exención educativa que debe analizarse caso por caso. La retención de IRPF depende de la naturaleza de la actividad y del destinatario. Revisa tu situación con un asesor antes de configurar la plantilla de factura y comprueba qué aplicas a cada cliente.
¿Puedo deducir el coche si lo uso para visitar obras?
El vehículo debe estar afecto a la actividad y esa afectación debe poder probarse. Con carácter general, si hay uso privado, la deducción se limita a la parte profesional. Guarda el registro de visitas, los kilómetros y las facturas de combustible y mantenimiento. Confirma el porcentaje con tu asesor, porque cada caso se valora según el uso real.
¿Qué gastos de material técnico puedo deducir?
Los equipos de medición, el portátil, el software y el equipo de protección individual afectos a la actividad pueden deducirse si la factura está a tu nombre y cumples los requisitos. Distingue entre gasto del ejercicio e inversión amortizable según el importe y la naturaleza. Conserva la documentación y anota el servicio al que se destina cada equipo.