La retención no es un impuesto distinto: es un pago a cuenta del IRPF que el cliente descuenta de tu factura y entrega a Hacienda. Al final del año se resta de tu cuota, así que no pierdes el dinero, solo lo adelantas. El problema aparece cuando no se aplica bien o cuando se olvida, porque descuadra el 111 del cliente y tu propia declaración.
Quién retiene y a quién
La retención la practica quien paga, no quien cobra. Y solo cuando el pagador es empresario o profesional, o una entidad, y el cobrador realiza una actividad profesional. Si el cliente es un particular que contrata para uso privado, no hay retención.
La distinción entre actividad profesional y empresarial es la que decide. Se consideran profesionales, con carácter general, las actividades del profesional liberal, el artista, el deportista y las que se prestan con medios personales predominantes. Si lo que vendes es un producto o una actividad claramente empresarial, no hay retención.
- Profesional que factura a empresa: retención, salvo excepción.
- Profesional que factura a particular: sin retención.
- Actividad empresarial, aunque facture a empresa: sin retención.
- Factura a una administración pública: retención cuando procede.
Qué porcentaje aplicar
El tipo general de retención para actividades profesionales se fija cada año en la normativa del IRPF. En los primeros años de actividad existe un tipo reducido para quienes inician una actividad profesional y cumplen los requisitos, con una duración limitada y comunicación previa a Hacienda.
Ese tipo reducido no es automático: hay que solicitarlo y mantener las condiciones. Si tu cliente aplica el tipo general porque no consta tu comunicación, te retendrá de más durante unos meses. Se corrige, pero cuesta tiempo y llamadas.
- Tipo general de la actividad profesional, según normativa vigente.
- Tipo reducido de inicio de actividad, con requisitos y plazo.
- Base de cálculo: importe de la contraprestación, sin IVA.
- La retención se resta del total a cobrar, no se suma.
Atención: la retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el total con IVA. Aplicarla al total es uno de los errores más comunes en facturas de recién llegados.
Cómo se refleja en la factura
La factura desglosa base imponible, IVA repercutido, retención de IRPF y total a pagar. El cliente paga el total y él ingresa la retención. Si emites muchas facturas al mismo cliente, conviene mantener el mismo criterio en todas para que el resumen anual cuadre.
Ejemplo: base de 1.000 euros, IVA del 21 por ciento y retención del 15 por ciento. El cliente te paga 1.060 euros: 1.210 menos 150. Tú declaras 1.000 euros de ingreso y 150 de retención soportada.
- Calcula la base imponible del servicio.
- Añade el IVA que corresponda.
- Resta la retención sobre la base, sin IVA.
- Indica el porcentaje aplicado y el importe retenido.
- Conserva el justificante de pago y la factura archivada.
Los modelos del pagador: 111 y 190
Quien retiene presenta el modelo 111 de forma trimestral, ingresando las retenciones practicadas, y el modelo 190 como resumen anual con el detalle por perceptor. Además debe entregarte un certificado de retenciones para que puedas incluirlo en tu declaración.
A ti te toca comprobar que ese certificado coincide con tus facturas. Si falta una factura o el importe no cuadra, reclama antes de presentar el IRPF: corregir después implica una complementaria. Y si trabajas con varios clientes, guarda los certificados en una carpeta por año.
Consejo: añade la retención como línea separada en la plantilla de factura. Si tu programa la calcula automáticamente, revisa el primer documento de cada cliente antes de enviarlo.
Cuándo no hay retención
No se retiene cuando el pagador es un particular sin actividad, cuando la operación no es profesional, en determinadas operaciones excluidas por la normativa y en los supuestos de facturas con importes mínimos que la propia normativa exceptúa. También hay reglas específicas para actividades agrícolas, ganaderas y para ciertos rendimientos. Como la lista cambia, lo práctico es confirmar el caso concreto antes de aplicar el tipo general por inercia.
Preguntas frecuentes
¿La retención es un gasto para mí?
No. Es un pago a cuenta: se descuenta de tu cuota de IRPF al presentar la declaración. Solo pierdes el adelanto, no el importe.
¿Puedo negarme a que me retengan?
No, si la operación está sujeta. La retención la decide la naturaleza de la actividad y del pagador, no la voluntad de las partes.
¿Qué hago si el cliente no me ha retenido?
Revisa si procedía. Si era obligatorio, el cliente debe regularizar el 111 y emitirte el certificado correcto; si no, tu declaración quedará sin ese pago a cuenta.