El registro de jornada no es un invento reciente ni una moda de gestoría: es una obligación laboral que afecta a cualquier empresa con empleados, incluida la pyme de tres personas. Deja constancia diaria de la hora de inicio y de fin de cada trabajador. Ese cuadro debe estar a disposición de la plantilla y de la inspección.
Muchas pymes cumplen sobre el papel y fallan en la práctica: registros firmados a fin de mes, horas inventadas o un archivo que nadie encuentra. La inspección no busca perfección técnica, sino coherencia entre lo registrado, las nóminas y la realidad del centro de trabajo. Si no puedes reconstruir una semana de trabajo en dos minutos, tienes un problema.
Qué debe contener el registro
El registro debe recoger la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, sin huecos ni ambigüedades. La obligación es diaria y se extiende a todo el tiempo trabajado, incluidos los desplazamientos que formen parte del trabajo. El total diario se calcula por diferencia entre ambas marcas.
Admite papel, hoja de cálculo, aplicación o control de acceso, siempre que sea fiable y accesible. La norma no impone un formato concreto, pero la inspección valora la trazabilidad: quién anota, cuándo y con qué control. Un Excel compartido sin permisos se rompe al primer cambio.
- Hora de inicio y hora de fin de cada jornada.
- Total diario calculado por diferencia entre ambas marcas.
- Pausas y su cómputo según el convenio aplicable.
Cómo lo pide la inspección
La Inspección de Trabajo suele pedir el registro de los últimos meses junto con las nóminas y los contratos. Compara las horas con las retribuciones y con el horario pactado en el convenio. Un exceso recurrente de horas sin pagar es la señal que más miran.
También comprueba que el registro exista para toda la plantilla, no solo para una parte del equipo. Y que esté disponible el mismo día en que se solicita: un archivo que aparece dos semanas después no acredita gran cosa. Si delegas en una gestoría, deja por escrito quién custodia el registro.
Sanciones y riesgos reales
El incumplimiento se sanciona como infracción grave, con importes orientativos que pueden ir de varios cientos a miles de euros por empresa, según la conducta y el número de trabajadores afectados. La cuantía la fija la autoridad laboral, no la inspección.
El riesgo mayor no es la multa: es la reclamación de horas extras no pagadas o de diferencias salariales. Un registro mal llevado se convierte en prueba en contra. Si hay horas de más, lo sensato es compensarlas o pagarlas conforme al convenio.
Cómo implantarlo en una pyme
Empieza por definir el sistema con el equipo y por escrito: quién ficha, dónde y cómo se corrige un olvido. Un registro que la plantilla boicotea no sirve de nada. Explica que no es un control de confianza, sino una obligación legal.
Después fija una rutina mensual: revisar incidencias, firmar el cierre y archivarlo junto a la nómina. Guarda los registros al menos cuatro ejercicios, porque una inspección puede llegar años después. Y revisa el sistema cuando cambie el convenio o el horario.
Preguntas frecuentes
¿Puede la inspección sancionar solo por no tener registro?
Sí. La ausencia de registro se considera infracción por sí misma, aunque no haya horas extras ni denuncia. La sanción se gradua según el número de trabajadores y la reiteración, con importes orientativos que conviene consultar con un asesor laboral.
¿Vale un Excel para cumplir con el registro de jornada?
Vale cualquier sistema fiable y accesible, incluida una hoja de cálculo con permisos y copias de seguridad. Lo importante es que no se pueda alterar sin rastro, que esté disponible al pedirla y que coincida con las nóminas y el horario pactado.
¿Los autónomos con empleados también están obligados?
Sí. La obligación recae en cualquier empresa con personal por cuenta ajena, tenga la forma que tenga. El autónomo sin empleados no registra su propia jornada para esta norma, aunque sí debe llevar sus libros de ingresos y gastos.