El 90% de los impagos no son un impago: son un descuido, una factura mal emitida o una persona que no la recibió. Por eso el primer paso nunca es el juzgado, es comprobar el documento.
Paso 0: comprueba que la factura está bien
- Datos fiscales correctos del cliente y del emisor.
- Número, fecha de emisión y fecha de vencimiento claras.
- Concepto detallado y base imponible con IVA desglosado.
- Que se envió a la dirección correcta y hay constancia.
- Que el importe reclamado coincide con el banco y con tu contabilidad.
Si la factura tiene un error formal, lo primero es emitir la rectificativa y volver a enviarla. Reclamar un documento defectuoso te debilita.
Paso 1: reclamación amistosa
Llama y escribe el mismo día. Un correo con la factura adjunta, el importe, la fecha de vencimiento y el número de cuenta suele resolverlo. Tono neutro, sin reproches: el objetivo es cobrar, no tener razón.
- Da un plazo concreto: "te agradezco el pago antes del viernes 20".
- Pide confirmación de recepción.
- Guarda el correo: es tu primera prueba de reclamación.
- Si no responde, insiste una vez más a los pocos días.
Dato: la ley de morosidad fija plazos máximos de pago, pero reclamar exige acreditar la reclamación. Sin constancia, el reloj de los intereses no se mueve igual.
Paso 2: burofax con certificación
Si el correo no funciona, el burofax deja prueba de contenido, fecha y recepción. Incluye el detalle de la deuda, la fecha de vencimiento, el requerimiento de pago y el plazo antes de acudir a la vía judicial.
- Adjunta las facturas y el contrato o el presupuesto aceptado.
- Reclama principal más intereses de demora.
- Guarda el acuse: es la prueba que vale en juicio.
- Si es una sociedad, envía copia a la sede social que figure en el Registro.
Intereses de demora: lo que también te deben
Puedes reclamar el interés de demora pactado en el contrato. Si no hay pacto, se aplica el tipo legal y el interés de demora vigente, con la indemnización mínima que fija la ley de morosidad.
- Calcula desde el día siguiente al vencimiento.
- Incluye el interés en la reclamación desde el primer escrito.
- Refleja la fórmula de cálculo: tipo aplicado y días.
Paso 3: mediación y acuerdos de pago
Antes del juzgado, la mediación o una negociación directa suelen ser más rápidas y baratas. Un aplazamiento con calendario firmado es mejor que una sentencia a dos años.
- Pon por escrito el nuevo calendario y el reconocimiento de deuda.
- Exige un pago inicial: compromete más que la promesa.
- Si se retrasa una cuota, recupera la reclamación del total.
Paso 4: proceso monitorio
Para deudas dinerarias, líquidas, vencidas y exigibles, y sin necesidad de abogado ni procurador si el importe no supera los 2.000 euros, el monitorio es la vía habitual. Se presenta con la factura, la prueba del envío y la reclamación previa.
- Si el deudor no se opone, se despacha ejecución.
- Si se opone, el asunto pasa a un juicio ordinario o verbal.
- La reclamación previa acredita la existencia de la deuda.
- Valora el coste frente al importe: a veces no compensa.
Prevenir el siguiente impago
- Cobra un anticipo en proyectos largos y por hitos entregados.
- Condiciones claras desde el presupuesto: plazo y consecuencias del retraso.
- Factura el mismo día de la entrega, no a fin de mes.
- Revisa la solvencia del cliente antes de aceptar un trabajo grande.
- Reclama el primer día de retraso, no a los tres meses.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar?
Con carácter general, cinco años desde que la deuda es exigible. Cuanto antes reclames, más fácil es cobrar y probar.
¿Hace falta abogado para el monitorio?
No si la deuda no supera los 2.000 euros. Por encima, sí. En cualquier caso, conviene asesorarse antes de presentar.
¿Puedo dejar de pagar el IVA de una factura impagada?
El IVA se devenga con la emisión. Para recuperarlo hace falta la rectificativa con los requisitos legales, no simplemente no ingresarlo.