El impago rara vez aparece de golpe. Normalmente empieza con una factura que se envía tarde, un vencimiento poco claro o un recordatorio que nunca se manda. Corregir esas tres cosas cambia la foto de la tesorería.
Antes de facturar: prevenir
- Define por escrito plazo y forma de pago en la propuesta o contrato.
- Valida los datos fiscales del cliente antes de emitir.
- Pide un anticipo si el proyecto es grande o el cliente es nuevo.
- Factura al entregar, no cuando te acuerdes.
- Indica en la factura el vencimiento exacto.
Una factura enviada el mismo día que entregas se cobra antes que una enviada a fin de mes. No es magia, es fricción.
Recordatorios: el sistema de tres avisos
- Día 0: envía la factura con el vencimiento claro.
- Días antes del vencimiento: recordatorio amable.
- Día siguiente al vencimiento: aviso formal con enlace de pago.
- +7 días: llamada o correo personal, no plantilla genérica.
- +30 días: reclamación formal por escrito.
Automatizar los tres primeros avisos ahorra tiempo y evita el “se me olvidó”. Lo personal déjalo para los casos que se atascan.
Métodos de cobro
| Método | Ventaja | Cuidado |
|---|---|---|
| Transferencia | Barata y universal | Depende de que el cliente pague |
| Domiciliación | Cómoda para cuotas | Devoluciones y gestión de mandatos |
| Tarjeta / pasarela | Cobro inmediato | Comisiones y conciliación |
| Confirming | Anticipa cobro | Coste financiero |
Qué hacer cuando no pagan
- Revisa que la factura es correcta y que no hay una disputa real.
- Reclama por escrito y guarda el envío y la respuesta.
- Recuerda los intereses de demora y los gastos de reclamación cuando procedan.
- Valora suspender el servicio o no aceptar nuevos pedidos.
- Si no hay acuerdo, acude a mediación o reclamación judicial según el importe.
La métrica que deberías mirar
El periodo medio de cobro (días que tardas en cobrar de media) dice más que el importe pendiente. Si sube, estás financiando a tus clientes. Revísalo cada mes.
Errores habituales
- No enviar la factura hasta cerrar el mes.
- No poner fecha de vencimiento.
- Mezclar cobros de varios clientes sin conciliar.
- No reclamar por miedo a incomodar.
- Dejar de facturar servicios ya prestados por “confianza”.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar intereses por retraso?
En operaciones comerciales puede aplicarse el interés de demora legal o el pactado, con los límites y requisitos que correspondan.
¿Es mejor cobrar por adelantado?
Reduce el riesgo, pero puede frenar ventas. Un anticipo parcial suele ser el equilibrio para proyectos grandes.
¿Cuándo paso a reclamación formal?
Tras varios avisos sin respuesta y con la factura fuera de duda. Guarda toda la comunicación desde el primer día.