Cómo preparar la gestoría mensual de tu negocio

Preparar la gestoría no es un día de trabajo: es una rutina de una hora al mes. La diferencia entre un negocio que sabe cuánto gana y uno que lo intuye está en esa rutina.

Checklist mensual en orden

• Cerrar la facturación del mes: emitidas, rectificativas y notas de crédito.
• Recopilar todas las facturas recibidas, incluidas las de gastos pequeños.
• Descargar los movimientos bancarios y conciliarlos.
• Revisar caja y datáfono si cobras en efectivo o con tarjeta.
• Enviar nóminas, seguros sociales y contratos con cambios.
• Comprobar los impuestos del mes y los vencimientos del siguiente.
• Guardar todo en una carpeta por mes y por tipo de documento.

Facturas emitidas: que no falte ninguna

La numeración debe ser correlativa y sin huecos. Antes de cerrar el mes, comprueba que cada venta tiene su factura, que los borradores están emitidos y que las rectificativas explican el motivo.

• Verifica que no hay facturas en borrador de meses anteriores.
• Revisa los cobros pendientes y anota la fecha de vencimiento.
• Comprueba que el IVA aplicado es el correcto en cada línea.
• Descarga el libro de facturas emitidas en un solo archivo.

Facturas recibidas y gastos sin factura

El gasto sin justificante no es deducible. Revisa los cargos del banco y las tarjetas: ahí aparecen suscripciones, combustible, comidas y material que muchas veces no tienen factura asociada.

• Comprueba que la factura está a nombre de la empresa o del autónomo.
• Confirma que lleva el NIF correcto.
• Separa los gastos personales de los del negocio.
• Anota qué gasto es deducible y cuál no.

Banco: la conciliación que evita sorpresas

Descarga el extracto en formato CSV o Excel y cuadra cada movimiento con una factura, una nómina o un impuesto. Lo que no cuadra se investiga ese mes, no en diciembre.

• Comisiones y gastos bancarios: pide el justificante.
• Devoluciones de recibos y recargos.
• Traspasos entre cuentas propias: no son ingreso ni gasto.
• Anticipos de clientes: todavía no son venta.

Nóminas y seguros sociales

Si tienes empleados, la gestoría necesita el detalle de cada nómina, las altas y bajas, las variaciones de contrato y los embargos o anticipos. Y el justificante del pago de la Seguridad Social.

• Envía las nóminas antes del día 5 para que dé tiempo al pago.
• Comunica cualquier cambio de jornada o salario con antelación.
• Guarda los justificantes de pago de salarios y cuotas.

Impuestos y plazos: no dejes que te los cuenten

La gestoría presenta, pero la responsabilidad es tuya. Ten una lista de los modelos que afectan a tu negocio y compruébala cada mes:

• Modelo 303: IVA trimestral, del 1 al 20 del mes siguiente.
• Modelo 111: retenciones de trabajo, trimestral.
• Modelo 130: pago a cuenta de IRPF, trimestral, si aplica.
• Modelo 202: pagos fraccionados de sociedades, en abril, octubre y diciembre.
• Modelo 349: intracomunitarias, mensual o trimestral.
• Resumen anual: modelos 190, 180, 347 y 390 en enero.

Un vencimiento olvidado genera recargo e intereses, y en el caso del 303 puede bloquear la compensación de cuotas.

Errores que retrasan la contabilidad

• Enviar un ZIP con 200 PDF sin nombre ni criterio.
• Mandar las facturas en papel cuando la gestoría ya cerró el mes.
• Mezclar gastos personales y de empresa en la misma cuenta.
• No avisar de una factura rectificada o de un abono.
• Dejar los tickets de gasolina en la guantera y entregarlos en febrero.
• No revisar el borrador de impuestos antes de que se presente.

Preguntas frecuentes