Llevas las nóminas de tres empresas, contestas dudas de vacaciones y preparas despidos. Tu día a día es laboral, pero tu factura es de autónomo. Ahí aparece la primera duda: si aplicas retención, si el servicio lleva IVA y hasta dónde llega tu responsabilidad cuando el cliente firma las nóminas que tú has preparado. Son preguntas que no se resuelven copiando la factura del mes anterior.
Esta guía repasa los tres frentes que más consultas generan: la retención de IRPF al facturar, el reparto de obligaciones cuando gestionas nóminas ajenas y la confidencialidad de los datos de plantilla. Verás criterios prudentes para no asumir responsabilidades que no te tocan, cómo documentar cada encargo y qué exigir a las herramientas con las que trabajas. Cada caso tiene matices, así que conviene confirmar el tuyo.
Retención en la factura profesional
Cuando facturas servicios profesionales a una empresa, con carácter general la factura lleva retención de IRPF. El cliente ingresa esa cantidad en Hacienda y te paga el resto. La retención no es un impuesto extra: es un pago a cuenta de tu renta. Si no la aplicas y te correspondía, el problema aparece en el modelo del cliente y en tu declaración anual. Antes de emitir, revisa tu situación y la del receptor.
La retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el total con IVA. Si tus servicios están exentos de IVA, la base sigue siendo el honorario y la retención se aplica igual. Revisa cada factura: concepto claro, periodo, importe y porcentaje de retención. Si emites para clientes extranjeros o para particulares, el criterio cambia y conviene confirmarlo antes de improvisar en la factura.
- Comprueba en cada factura que la retención figura sobre la base y no sobre el total.
- Guarda el justificante de las retenciones para cuadrar tu declaración anual de la renta.
- Separa en tu contabilidad los ingresos por nóminas de los ingresos por formación.
Antes de emitir la primera factura del año, confirma con tu asesor si procede retención y qué porcentaje te corresponde; un error se repite doce veces.
Nóminas ajenas y responsabilidad
Preparar nóminas no te convierte en empresario del cliente. La relación laboral es del cliente con su plantilla; tú prestas un servicio. Aun así, si firmas comunicaciones, presentas documentos o pagas salarios con tu cuenta, puedes aparecer como responsable ante un requerimiento. Deja por escrito qué haces y qué decide el cliente: altas, bajas, despidos y sanciones deben salir con su firma.
El contrato de servicios debería describir entregables, plazos, canal de comunicación y quién revisa. Si cometes un error en un cálculo, la responsabilidad civil se mide por el daño y por lo pactado; un límite razonable ayuda, pero no cubre la negligencia grave. Contrata un seguro de responsabilidad civil profesional y revisa la cobertura. No prometas resultados que dependen de decisiones del cliente.
- Deja por escrito que el cliente aprueba altas, bajas y despidos antes de presentarlos.
- Guarda correos y versiones de cada nómina revisada con fecha y persona.
- No pagues salarios desde tu cuenta: usa la del cliente y acredita el pago.
Pide al cliente que confirme por escrito cada variación de nómina antes de presentarla; ese correo es tu mejor prueba si meses después niega haberlo autorizado.
Datos de plantilla y herramientas
Manejas salarios, bajas médicas, embargos y datos de familiares. Es información de categoría alta y exige medidas proporcionadas: acceso con contraseña, carpetas separadas por cliente, copias de seguridad y borrado cuando termina el encargo. Si usas un proveedor de nóminas en la nube, necesitas un contrato de encargado del tratamiento y comprobar dónde se alojan los datos.
La herramienta importa menos que el procedimiento. Define quién puede ver qué, usa doble factor cuando esté disponible y no trabajes con datos reales en el portátil personal sin cifrado. Guarda un registro de accesos y de incidencias, aunque sea una hoja simple. Si hay una brecha, debes poder explicar qué pasó, qué datos se vieron afectados y qué hiciste para limitarlo.
- Cifra el portátil y el móvil que uses para consultar datos de trabajadores.
- Crea una carpeta por cliente y retira el acceso cuando acabe el encargo.
- Firma el contrato de encargado del tratamiento con cada proveedor que vea datos.
Antes de aceptar un cliente nuevo, comprueba que tu contrato de tratamiento de datos está firmado y que sabes dónde se guardan las nóminas.
Preguntas frecuentes
¿Mis facturas de nóminas llevan IVA y retención a la vez?
Puede ocurrir. Hay servicios profesionales que, con carácter general, están exentos de IVA y a la vez soportan retención de IRPF; en otros casos el servicio está sujeto y lleva ambos conceptos. No lo decidas por costumbre ni copiando una factura antigua. Revisa tu caso con un asesor y deja el criterio por escrito en tu expediente.
¿Quién responde si una nómina sale mal calculada?
La relación laboral y las obligaciones de cotización son del cliente, pero tú puedes responder por el daño que cause tu error profesional. La cobertura depende del contrato, del seguro y de si hubo negligencia. Documenta las instrucciones recibidas, conserva las versiones y avisa por escrito en cuanto detectes una discrepancia. Así el reparto de responsabilidad queda claro.
¿Puedo llevar las nóminas desde casa con el ordenador familiar?
Puedes, pero con medidas. Cifra el disco, usa una cuenta de usuario distinta para el trabajo y no mezcles archivos personales con datos de plantilla. Las copias deben ir a un soporte separado y protegido. Si el equipo se comparte, revisa quién tiene acceso y cierra sesión siempre. La normativa de protección de datos exige medidas proporcionadas al riesgo.