El psicólogo trabaja con una exención de IVA que muchos dan por hecha sin comprobar el requisito, con sesiones online que pueden cambiar la regla y con historias clínicas que exigen un cuidado distinto al de cualquier factura. Un error de criterio aquí se repite en cada factura del año.
Aquí verás cómo confirmar si tu actividad está exenta, qué pasa cuando atiendes a un paciente en otro país, cómo proteger la confidencialidad y cómo facturar a mutuas y empresas sin mezclar circuitos. Cuatro decisiones bien tomadas te ahorran sustos, horas de gestoría y alguna llamada incómoda.
La exención sanitaria, con matices
La asistencia sanitaria a personas físicas puede quedar exenta de IVA. En psicología, el encaje depende de la titulación, del tipo de servicio y de si la actividad está reconocida como sanitaria. No basta con tener consulta y colegiación: revisa tu caso concreto.
Si estás exento, no repercutes IVA ni deduces el soportado de tus gastos. Esa segunda parte se olvida y luego aparece en una regularización. Anota tu situación por escrito y revísala si cambias de actividad o de titulación. Si dudas, pide criterio por escrito y guárdalo con tu documentación.
Sesiones online y pacientes fuera
La sesión por videollamada no cambia el servicio, pero sí puede cambiar dónde se localiza. Si el paciente reside en otro país, entran en juego las reglas de localización y, según el caso, la inversión del sujeto pasivo. Revisa cada situación.
Guarda prueba del país de residencia y del medio de pago. En un servicio exento la discusión no es el tipo, sino si la operación está bien situada. Esa prueba evita explicaciones largas años después. Sin esa prueba, la discusión se convierte en un intercambio de correos sin salida.
Confidencialidad y datos de pacientes
La historia clínica y las notas de sesión son datos de categoría especial. No se guardan en cualquier carpeta compartida ni se envían por correo sin cifrar. La factura solo necesita los datos fiscales, no el motivo de la consulta.
Define quién accede, cuánto tiempo conservas y cómo destruyes. Si usas una herramienta de gestión, mira dónde aloja los datos y qué contrato ofrece. Un proveedor barato puede salir caro en una reclamación. Revisa también quién tiene acceso a la carpeta y con qué permiso.
En la factura no hace falta el diagnóstico ni el motivo de consulta. Cuanto menos dato clínico circule, menos riesgo asumes.
Convenios con mutuas y empresas
Cuando facturas a una mutua o a una empresa, el paciente no paga: paga la entidad. El documento va a nombre de la entidad, con su IVA si corresponde y con el detalle de sesiones que exija el convenio. No mezcles estos ingresos con la caja de consulta.
Revisa el convenio: qué sesiones cubre, cuándo las autoriza y qué pasa si el paciente no acude. Esas ausencias suelen ser el mayor agujero de facturación en consultas con concierto. Si el convenio no lo aclara, pregúntalo antes de firmar y deja constancia.
Supervisión, formación y consulta
La formación continua, la supervisión y el alquiler de consulta son gastos de la actividad, con su factura y su vínculo. El alquiler de un local puede llevar retención si el arrendador actúa como empresario. Comprueba el documento antes de contabilizarlo.
Si trabajas en casa, separa el espacio afecto y documenta el porcentaje. La deducción de suministros en vivienda tiene requisitos estrictos y no se sostiene con una estimación a ojo: necesitas metros, facturas y un criterio estable. Con metros y facturas se defiende; con estimaciones, no.
Preguntas frecuentes
¿Los psicólogos están exentos de IVA?
No de forma automática. La exención sanitaria exige que la actividad encaje en el supuesto y que se acredite la condición profesional. Comprueba tu titulación y el tipo de servicio antes de dejar de repercutir IVA.
¿Puedo facturar a una mutua sin IVA?
Si tu servicio está exento, la factura irá sin IVA aunque el destinatario sea una entidad. Lo determinante es la naturaleza del servicio, no quién paga. Detalla sesiones y fechas para que la entidad pueda tramitarlo.
¿Cómo trato las sesiones no asistidas?
Depende de lo pactado. Si cobras la sesión por política de cancelación, es ingreso de tu actividad. Ponlo por escrito desde la primera cita y aplícalo igual con todos los pacientes para evitar agravios y dudas.