Hay pymes que crecen en ventas y se ahogan en liquidez porque el beneficio está en las estanterías, no en el banco. El stock se come la caja de dos formas: por exceso y por falta. Las dos cuestan dinero, y las dos se evitan midiendo.
Rotación: el número que manda
La rotación mide cuántas veces vendes tu inventario medio en un año. Se calcula dividiendo el coste de las ventas entre el stock medio valorado a coste. Si vendes 240.000€ y tu stock medio es 40.000€, rotas seis veces: unos 60 días de inventario.
El dato global engaña. Una referencia estrella que gira doce veces puede esconder veinte referencias que no giran nunca. Calcula la rotación por familia y por referencia, y ordena de peor a mejor. Ahí aparecen los muertos que llevas años financiando sin saberlo.
El otro indicador útil son los días de cobertura: stock actual dividido entre la venta media diaria. Te dice para cuántos días tienes mercancía. Una referencia con noventa días de cobertura no es un activo, es un préstamo que le hiciste al proveedor. Y si encima caduca o pasa de moda, es una pérdida esperando fecha.
Stock mínimo y punto de pedido
El stock de seguridad cubre la variabilidad: que el proveedor llegue tarde o que un cliente pida el doble. El punto de pedido es el nivel que dispara la orden de compra y depende del plazo de entrega y de la demanda diaria.
- Demanda media diaria del último trimestre, no del mes récord.
- Plazo real de entrega, incluyendo retrasos habituales.
- Variación de la demanda en los días punta.
- Pedido mínimo y descuentos por volumen del proveedor.
Ejemplo: vendes 20 unidades al día y el proveedor tarda 10 días. Necesitas 200 unidades solo para cubrir el plazo. Con 60 de seguridad, el punto de pedido son 260. Pedir a 150 es comprar roturas de stock.
Inventario: contar para decidir
El inventario anual completo es caro y llega tarde. Mejor recuento cíclico: cada semana cuentas una parte del almacén, priorizando las referencias de mayor valor. Clasifica por importancia (las pocas que suponen la mayoría de la facturación) y cuenta esas con más frecuencia.
Cuando el sistema y la estantería no coinciden, casi siempre hay una causa repetida: salidas sin registrar, devoluciones mal anotadas, mermas, o unidades prestadas a un comercial. La diferencia no es un error de conteo, es un proceso roto. Arregla el proceso antes de comprar un lector de códigos.
El recuento solo sirve si acaba en una decisión. Si al contar detectas una referencia parada, la salida no es apuntarla mejor: es dejar de comprarla, devolverla si el proveedor lo acepta, o liquidarla con descuento antes de que pierda más valor. Inventario sin decisión posterior es trabajo administrativo puro.
Compras: el descuento que sale caro
Un 15% de descuento por comprar el doble parece negocio hasta que calculas lo que cuesta financiar ese stock seis meses más, el espacio que ocupa y el riesgo de que la referencia quede obsoleta. El ahorro en la factura no es el ahorro real.
Antes de firmar una compra grande, haz la cuenta completa: precio unitario por unidades, más transporte, más el coste de tenerlo parado. Si el producto tarda ocho meses en salir, ese descuento se lo come el almacén. Y si el proveedor te exige pago inmediato, además estás financiándole tú a él.
- Compra por necesidad calculada, no por oferta del proveedor.
- Revisa el coste total: precio, transporte, almacenaje y obsolescencia.
- Negocia plazos de pago antes que descuentos que inmovilizan caja.
- Ten dos proveedores por referencia crítica y compara precios cada trimestre.
Señales de que el stock te cuesta dinero
- Rotación por debajo de dos en referencias que no son de temporada.
- Compras puntuales a proveedores nuevos por precio, sin homologar.
- Roturas de stock en los productos que más margen dejan.
- Diferencias de inventario que se tapan con ajustes contables.
- Almacén lleno y caja vacía en el mismo mes.
Preguntas frecuentes
¿Qué rotación es buena?
Depende del sector: alimentación rota decenas de veces y una ferretería industrial, tres o cuatro. Compárate contigo mismo y con tu sector, no con una cifra genérica.
¿Cada cuánto hago inventario?
Recuento cíclico semanal de las referencias de mayor valor y completo una vez al año, preferiblemente en un momento de actividad baja.
¿Merece la pena un software de stock?
Sí, cuando ya tienes proceso y volumen. El software acelera, pero no arregla un almacén sin criterio de compra ni de recuento.