Para que un gasto sea deducible debe estar vinculado a la actividad, estar justificado con factura y anotado en tu contabilidad o libros. Si falla una de las tres patas, el gasto se cae en una revisión.
Los tres requisitos
- Vinculación: el gasto sirve a la actividad.
- Justificación: factura completa a nombre de la empresa.
- Registro: anotado en el momento y en el libro correspondiente.
Gastos habituales que sí se deducen
- Alquiler, suministros y mantenimiento del local.
- Material de oficina, software y suscripciones.
- Servicios profesionales (asesoría, diseño, desarrollo).
- Publicidad y marketing.
- Seguros vinculados al negocio.
- Formación del personal.
- Amortización de equipos.
Vehículo: el gasto más discutido
Un turismo no es deducible al 100% de forma automática. Puede serlo si está afecto a la actividad de forma exclusiva y se demuestra. Si hay uso mixto, la deducción se limita. Guarda facturas de combustible, reparaciones y peajes, y documenta el uso.
Dietas y manutención
Se deducen con límites y requisitos: deben estar vinculadas a desplazamientos de trabajo, pagarse por medios electrónicos y justificarse. No es un cajón para comidas personales.
Separa siempre los gastos del negocio de los personales. Una cuenta bancaria distinta evita el 90% de los problemas.
Gastos que no cuelan
- Compras personales sin relación con la actividad.
- Tickets sin NIF de la empresa.
- Multas y sanciones.
- Gastos sin factura o con factura simplificada incompleta.
- Retribuciones al socio sin nómina ni contrato.
Cómo llevar el control
- Haz foto del ticket en el momento.
- Asigna categoría y medio de pago.
- Comprueba que la factura lleva los datos de la empresa.
- Cuadra con el banco cada mes.
- Revisa IVA deducible antes de cada trimestre.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir el móvil?
Si se usa para la actividad y puedes justificarlo, sí. En uso mixto, aplica un criterio razonable y documentado.
¿Y el ordenador?
Normalmente se amortiza en varios años, no se deduce todo el primer año.
¿Necesito factura o vale el ticket?
Para deducir IVA necesitas factura completa. Un ticket simplificado no siempre basta.