Un gasto no deducible es aquel que, aunque esté contabilizado y tenga factura, la norma fiscal rechaza total o parcialmente. No significa que sea ilegal: significa que no reduce la base del impuesto. La contabilidad lo refleja y el ajuste se hace después, en la declaración.
El listado es más largo de lo que parece y afecta a partidas cotidianas: multas, atenciones, retribuciones del administrador o gastos personales pagados con la tarjeta de la empresa. Conocer las más frecuentes evita sustos en el cierre anual y explicaciones incómodas en una comprobación de Hacienda.
Gasto contable no es gasto fiscal
La cuenta de resultados recoge el gasto según la contabilidad; la base imponible lo corrige según la norma fiscal. Esa diferencia no se anota en el asiento, sino en la declaración. Confundir ambos planos es el origen de la mitad de los errores de cierre.
Un gasto puede ser deducible al cincuenta por ciento, como ocurre con ciertas atenciones o con el vehículo. En esos casos, la parte no admitida se ajusta. No se elimina la factura ni se modifica el pago: se corrige la base imponible.
Lista de los más habituales
Multas y sanciones de cualquier administración no son deducibles, tampoco los recargos. Las atenciones a clientes tienen un límite. Las retribuciones a administradores sin acuerdo societario pueden rechazarse. Y los gastos personales pagados por la empresa se consideran liberalidad y no gasto deducible.
También se rechazan los donativos que generan deducción, los gastos por actuaciones contrarias a la ley y el exceso de valoración en pagos en especie. Y el IVA no deducible de ciertos gastos se convierte en mayor coste, no en un importe recuperable.
- Multas, sanciones y recargos administrativos.
- Atenciones y obsequios por encima del límite.
- Retribuciones al administrador sin acuerdo previo.
- Gastos personales y liberalidades.
- Deterioros y provisiones sin cobertura fiscal.
Qué efecto tiene en la declaración
El importe no deducible se suma a la base imponible como ajuste positivo y figura en el modelo 200 con su clave. En IRPF de autónomos, se corrige al calcular el rendimiento neto. En ambos casos, el resultado contable no cambia y las cuentas siguen igual.
El efecto práctico es que pagas más impuesto del que sugería tu cuenta de resultados. Si el gasto es recurrente, conviene revisar el proceso que lo genera: una política interna clara evita repetir el mismo ajuste cada año en el modelo 200.
Relación con el IVA
Un gasto no deducible en el Impuesto de Sociedades puede llevar IVA deducible, y al contrario. Son dos análisis distintos. El IVA de atenciones a clientes suele ser no deducible, mientras que el gasto en sí tiene un límite en la base del impuesto.
Cuando el IVA no es deducible, se incorpora al valor del gasto y puede aumentar la parte rechazada. Ese doble efecto se olvida y acaba en un descuadre entre contabilidad y declaración. Revísalo sobre todo en las partidas de representación.
Cómo evitar ajustes innecesarios
Define por escrito qué gastos se aceptan, con qué justificante y con qué límite. Una política de gastos de una página evita discusiones y deja rastro de la aprobación. En una comprobación, el criterio documentado pesa más que la memoria de quien firmó.
Y forma a quien presenta los gastos: un ticket sin destinatario, una factura sin concepto o un gasto personal mezclado con el profesional generan trabajo al final del año. Formar al equipo cuesta menos que regularizar el ajuste con intereses.
El gasto no deducible sigue siendo un gasto real: no lo borres de la contabilidad. Se contabiliza y se ajusta. Borrarlo falsea el resultado y la imagen fiel de las cuentas.
Preguntas frecuentes
¿Una multa de tráfico es deducible si la usa el comercial?
No. Las multas y sanciones no son deducibles, tampoco las de tráfico, aunque el vehículo sea de la empresa y el desplazamiento sea profesional. Se contabiliza el gasto y se ajusta en la declaración del impuesto.
¿Puedo deducir la comida con un cliente?
Sí, con límites. Entra en el concepto de atención a clientes, con un tope orientativo sobre la cifra de negocios, y el IVA suele no ser deducible. Necesitas factura con tus datos y una nota del motivo y de los asistentes.
¿Y si el gasto no deducible lo paga el socio?
Si lo paga el socio con su dinero, no es gasto de la empresa salvo que se documente la operación. Puede acabar como cuenta de socios o como retribución. Las dos vías tienen consecuencias fiscales, así que conviene formalizarlas por escrito.