1. Reglas de oro: cuándo un gasto es deducible en IRPF y en IVA
Los tres requisitos que mira Hacienda (con ejemplos reales)
- Vinculación a la actividad económica: el gasto debe ser necesario o conveniente para generar ingresos. Ejemplo: suscripción a software de facturación, combustible en desplazamientos profesionales, cuotas de colegiación.
- Justificación documental: factura completa o simplificada válida; datos fiscales correctos; trazabilidad del pago.
- Registro contable en los libros (ingresos/gastos e IVA). Sin registro, el gasto cojea.
Nota rápida: Un gasto puede ser deducible en IRPF y no dar derecho a deducción total en IVA (o viceversa) por reglas como la prorrata o la afectación parcial.
Ticket vs factura: cómo pedir la válida en 30 segundos
La factura debe llevar NIF, nombre/razón social, dirección, fecha, número, base, tipo y cuota de IVA. Si solo te dan ticket, solicita factura simplificada con tus datos. En mi día a día, cuando veo que me entregan sólo ticket de caja, pido "¿me puedes emitir la factura con mis datos fiscales?" y listo: tardo menos de medio minuto y evito problemas de deducibilidad.
Tabla comparativa: IRPF vs IVA por tipo de gasto
Tipo de gasto
|
IRPF
|
IVA
|
Documento
|
Riesgo
|
|---|---|---|---|---|
🏠
Vivienda y suministros
(teletrabajo) |
Proporcional a afectación Suministros: regla del 30% sobre parte afectada |
Deducible si hay afectación acreditable ⚠️ Prudencia en porcentajes |
Factura a tu nombre (luz, internet, etc.) |
Alto
Sin criterio claro |
🚗
Vehículo y combustible
(uso profesional) |
Según uso profesional Mejor justificar: agenda, rutas, albaranes |
Habitual 50% in turismos Salvo prueba de afectación exclusiva |
Factura combustible + matrícula
Peajes/parking con factura |
Medio-Alto
Si hay uso mixto |
🍽️
Dietas y restaurantes
(desplazamientos) |
Deducibles con justificación del desplazamiento profesional |
IVA deducible con factura simplificada válida ✅ Mejor pago trazable |
Factura simplificada con NIF
⚠️ Mejor evitar efectivo |
Medio
Evitar festivos sin motivo |
💻
Software, bancos y seguros
(servicios profesionales) |
Deducibles por relación directa con la actividad |
IVA plenamente deducible
Si el servicio es para la actividad |
Factura con tus datos
Extracto bancario |
Bajo
Actividad clara |
Consejo práctico:
Esta tabla es orientativa. Cada caso debe evaluarse según las circunstancias específicas de tu actividad. Ante dudas, consulta con un asesor fiscal.
2. Lista práctica de gastos deducibles (con matices y límites)
Vivienda y suministros: el 30% bien aplicado
Si trabajas desde casa, aplica el porcentaje de afectación a los suministros (luz, agua, internet). Guarda contratos y, si puedes, un croquis simple de metros dedicados. Llevo un mini-registro de horas de uso y, cuando subo las facturas, el sistema las etiqueta como "suministros" y aplica el porcentaje correspondiente en el libro.
Vehículo y combustible: sí, pero con método
Para uso mixto, me funciona anotar reuniones/desplazamientos en el calendario y conservar peajes/parkings. Cuando pago gasolina, pido que incluyan la matrícula en la factura. Después, la subo y queda autocategorizada como "combustible" sin que tenga que cuadrar nada a mano.
Dietas, viajes y hoteles
Evito el efectivo: pago con tarjeta y adjunto el justificante. Para dietas, lo práctico es una nota interna con el motivo del desplazamiento. En mi caso, la app detecta "restaurante" automáticamente y lo verás reflejado en el libro de gastos sin teclear.
Software, bancos, seguros y otros imprescindibles
Suscripciones de facturación, almacenamiento en la nube, comisiones bancarias, seguros profesionales… Todos con factura a tu nombre y pago trazable. Subo las facturas y el sistema las clasifica en segundos.
3. IVA soportado que puedes deducir (prorrata incluida)
Qué actividades dan derecho a deducción
Si realizas operaciones sujetas y no exentas, podrás deducir el IVA soportado en tus compras relacionadas con la actividad. Si combinas operaciones con y sin derecho, aplica prorrata.
Prorrata con ejemplo fácil
Imagina que el 80% de tus ingresos dan derecho a deducción y el 20% no. Si pagas 100€ + 21€ de IVA en un servicio, deduces 21€ × 0,8 = 16,8€. En mi flujo, marco la operación como mixta y el sistema calcula la prorrata automáticamente al generar el 303.
4. Cómo llevar el libro de gastos sin sufrimiento
Flujo "foto del ticket → libro contable" (OCR + autocategorización)
- Haces foto con el móvil del ticket o factura.
- Subes la imagen: el sistema extrae los datos (OCR).
- El gasto se autocategoriza (restaurante, gasolina, software…).
- Queda registrado en el libro de gastos y listo para el 303/IRPF.
Antes tenía que teclear todo a mano; ahora, con el OCR integrado en el ERP, literalmente hago la foto y me olvido del tecleo.
Control de duplicados y conciliación con el banco
- Detección de duplicados por importe/fecha/proveedor.
- Conciliación con movimientos bancarios para garantizar la trazabilidad.
- Etiquetas personalizadas (p. ej., proyecto/cliente) para reportes fin de mes.
Cuando pago gasolina, la app asigna la etiqueta "combustible" y cuadra con el cargo de la tarjeta; si hay dos fotos del mismo ticket, me avisa.
5. Checklist anti-inspección: documentos, trazabilidad y buenas prácticas
Documentos que guardo
- Factura completa/simplificada con mis datos.
- Justificante de pago (tarjeta/transferencia).
- Contrato o pedido cuando procede.
- Nota interna con motivo del gasto (dietas/viajes).
Trazabilidad mínima
- Vinculación clara al cliente/proyecto.
- Fechas coherentes (factura, pago, servicio).
- Conciliación bancaria y registro en libro.
Buenas prácticas
- Pide factura (no solo ticket) en restaurantes y gasolina.
- Evita efectivo; usa tarjeta para dejar rastro.
- Sube la foto al momento y deja que el OCR trabaje.
- Revisa las categorías antes de presentar modelos.
6. Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para ser deducible?
Trabajo desde casa, ¿cómo aplico suministros?
¿El coche desgrava entero?
¿Ticket o factura para el IVA?
¿Cómo evito teclear los datos de los tickets?
Conclusión
La clave no es saberse la lista de memoria, sino documentar bien y automatizar. Al pedir factura correcta, mantener trazabilidad y usar OCR con autocategorización, reduces errores y llegas al trimestre con el trabajo hecho. En mi caso, desde que hago la foto y dejo que el ERP capture los datos, desapareció el "infierno de teclear tickets".