Fotografía y diseño comparten un modelo de negocio con dos entregas: el servicio (sesión, edición, creatividad) y los derechos de uso sobre el resultado. La factura debe contarlas por separado, sobre todo cuando el cliente quiere usarlas en campañas, impresión o medios distintos de los previstos.
Fotografía, diseño y encargos mixtos
Un reportaje de boda, una sesión de producto y una identidad corporativa tienen poco en común más allá del comprador. Cambia el cliente, el tipo de entrega, las licencias y hasta la necesidad de contratar modelos o localizaciones.
Antes de presupuestar, define el alcance:
- Número de entregables y revisiones incluidas.
- Usos permitidos y durante cuánto tiempo.
- Si hay cesión exclusiva o licencia no exclusiva.
- Quién asume permisos de localización y derechos de imagen.
Aviso: fotografiar a personas para uso comercial exige base legal y, en la práctica, consentimiento documentado. Un contrato de cesión de derechos no sustituye el permiso del modelo ni el del titular del espacio.
IVA y retenciones en la factura
Los servicios de fotografía y diseño están sujetos a IVA con carácter general. Cuando facturas a empresas o profesionales, la factura suele incluir también retención de IRPF. A particulares, lo normal es no aplicar retención.
El error clásico aparece con los anticipos: si cobras una señal antes de la sesión y no la declaras, el IVA queda desfasado. El anticipo de una operación sujeta ya devenga IVA en el momento del cobro, aunque la factura definitiva llegue después.
- Emite factura del anticipo con su IVA correspondiente.
- Después, factura el total descontando lo ya cobrado.
- No mezcles en la misma línea servicio y cesión de derechos.
Cesión de derechos y derechos de imagen
Ceder derechos no es vender el archivo. Es autorizar usos concretos. Un contrato bien redactado dice qué se puede hacer, dónde, durante cuánto tiempo y con qué exclusividad. Si el cliente quiere ampliar usos después, se negocia una nueva contraprestación.
En diseño ocurre lo mismo con tipografías, ilustraciones de terceros o recursos de banco. Si los incorporas a un proyecto, comprueba que la licencia permite el uso comercial que vas a autorizar a tu cliente.
- Detalla en el presupuesto el alcance de la licencia.
- Firma autorización de imagen cuando aparezcan personas identificables.
- Archiva la autorización junto al contrato y la factura del encargo.
Material, estudio y amortización
El equipo fotográfico es caro y dura años. No lo metas todo como gasto del mes: los equipos suelen amortizarse en varios ejercicios según las tablas aplicables. Hacerlo bien reparte el ahorro fiscal y evita ajustes.
Otros gastos habituales que sí se deducen con normalidad:
- Software: edición, retoque, gestión de archivos y suscripciones de diseño.
- Estudio o localización: alquiler, luz, limpieza y seguros.
- Desplazamientos: transporte de equipo, dietas y alojamiento en reportajes.
- Formación y difusión: cursos, ferias, portafolio impreso y web profesional.
Presupuestos, señales y entregas
Un presupuesto claro es tu mejor protección. Debe indicar qué incluye, qué no incluye, cuántas revisiones hay y cómo se paga. Los extras surgen siempre; si no están tarifados de antemano, se convierten en trabajo gratis o en una discusión.
Para proyectos largos, divide el pago en hitos: reserva de fecha, entrega de borradores y entrega final con licencias. Cada hito con su factura y su IVA. Así el flujo de caja acompaña al trabajo real.
Consejo: incluye en la factura una referencia breve al contrato o al presupuesto aceptado. Si el cliente discute un uso no autorizado, el vínculo documental ya está hecho.
Preguntas frecuentes
¿Cómo facturo una boda o una sesión a un particular?
Con IVA y sin retención, salvo que el cliente actúe como empresa. Si cobras señal, factura ese anticipo por separado y descuéntalo en la factura final.
¿Puedo usar las fotos en mi portafolio?
Depende de lo pactado y de los derechos de imagen de las personas. Si el contrato no lo recoge, pide permiso expreso. No des por hecho que la autoría te habilita para todo.
¿El equipo se deduce entero el primer año?
Lo habitual es amortizarlo según las tablas aplicables. Hay reglas especiales para importes pequeños. Consúltalo antes de aplicar una deducción completa.