Grabas un curso una vez y lo vendes durante meses. Detrás de esa comodidad hay una estructura fiscal que no se ve: la venta se produce en una web, el cobro llega por pasarela, parte del tráfico viene de afiliados y algunos alumnos están fuera de España. Cuando sumas suscripciones, cupones y devoluciones, la cifra que aparece en el banco deja de coincidir con lo que has vendido de verdad.
El orden importa: primero se decide si el curso está exento o lleva IVA, después cómo se documenta cada venta y al final qué gastos puedes deducir. Esta guía recorre esos tres pasos aplicados a la formación grabada y en directo. Verás cómo tratar las ventas a alumnos de otros países, qué papel juegan las plataformas y los afiliados, y cómo justificar el software y el equipo con el que produces el curso.
Formación online exenta o sujeta a IVA
La exención del IVA en la enseñanza se limita, con carácter general, a la formación reglada y a cursos de materias incluidas en planes de estudios oficiales. Un curso propio sobre productividad, redes o fotografía no suele encajar ahí y se entiende sujeto al tipo general. Tampoco cambia el criterio porque el curso se venda a una empresa: la exención depende del contenido, no del comprador. Confirma tu caso antes de publicar precios.
Cuando vendes a particulares de otros países cambia el lugar de la operación y, a menudo, el IVA aplicable. Dentro de la Unión Europea existen reglas de ventanilla única que permiten declarar las ventas a distancia en un solo modelo, siempre que se supere o se opte por ese sistema. Fuera de la Unión el tratamiento es distinto. Revisa cada caso con tu asesor antes de vender de forma masiva fuera de España.
- Comprueba si el contenido de tu curso encaja en un plan de estudios oficial.
- Revisa el país de residencia del alumno antes de aplicar un tipo de IVA.
- Guarda el justificante de cada venta aunque el importe sea pequeño.
Antes de lanzar el curso, define por escrito si lo vendes como formación exenta o sujeta; cambiar el criterio con cien alumnos ya matriculados obliga a rectificar facturas.
Plataformas, suscripciones y afiliados
Las plataformas de cursos suelen actuar como intermediarias: cobran al alumno, descuentan comisión y te abonan el resto. Comprueba en sus condiciones quién figura como vendedor y qué documento recibe el alumno, porque de eso depende tu obligación de facturar. Con suscripciones mensuales, el ingreso se devenga cada mes que el alumno sigue activo, no el día que se da de alta, y las cancelaciones y devoluciones hay que reflejarlas.
Los afiliados añaden una capa más. Si pagas comisión a alguien que trae alumnos, ese pago es un gasto de la actividad, pero necesitas el documento que lo justifique: factura del afiliado si actúa como profesional o el recibo que corresponda si es particular. Si eres tú quien cobra comisiones por recomendar otros productos, esos ingresos también se declaran. Lleva un control por enlace o código para saber qué campaña funciona.
- Pide al afiliado un documento válido por cada comisión que le pagues.
- Separa en tu registro las ventas propias de las que llegan por afiliados.
- Cuadra cada mes lo que cobras en la pasarela con lo que declara la plataforma.
Software, equipo y gastos de producción
El software de grabación, la plataforma de cursos, el hosting, el micrófono y la iluminación son gastos habituales de esta actividad. Para deducirlos, la factura debe estar a tu nombre y el bien tiene que estar afecto a la actividad. Los programas y servicios con pago recurrente se deducen por la cuota del periodo, mientras que el equipo duradero suele amortizarse. Mezclar el ordenador de casa con el del curso complica la justificación.
Si contratas a alguien para editar vídeos, diseñar la landing o locutar el curso, pide factura y deja claro qué se entrega. Lo mismo con la música o las imágenes de stock: una licencia personal no siempre cubre el uso comercial. Y cuando regalas plazas o aplicas descuentos, anota el motivo y el valor, porque una venta a cero no borra la obligación de registrar la operación.
- Pide siempre factura a tu nombre del software y del equipo que compras.
- Separa el ordenador de trabajo del personal y anótalo desde el primer día.
- Conserva la licencia de la música y de las imágenes que uses en el curso.
Guarda en una sola carpeta las facturas del software del año; al cerrar el trimestre solo tendrás que sumar, no reconstruir compras de hace meses.
Preguntas frecuentes
¿Mis cursos online están exentos de IVA?
Solo si encajan en la enseñanza exenta, lo que con carácter general se limita a formación reglada o a materias de planes de estudios oficiales. Un curso propio sobre una materia libre se entiende sujeto y lleva IVA, igual que la formación a empresas no incluida en esos supuestos. Es una frontera fina: confirma el criterio antes de fijar el precio.
¿Cómo tributo si vendo cursos a alumnos de otros países?
Depende del país del alumno y de si es particular o empresa. En ventas a particulares de la Unión Europea se aplica, con carácter general, el IVA del país de destino y existe un régimen de ventanilla única para declararlas. A empresas el tratamiento cambia y suele operar la inversión del sujeto pasivo. Revisa el encaje de cada venta con tu asesor.
¿Puedo deducir el ordenador y la cámara que uso para grabar?
Si están afectos a la actividad y tienes factura a tu nombre, sí. El equipo duradero se amortiza a lo largo de su vida útil, no se resta entero el año de compra. Cuando el uso es mixto, anota qué parte corresponde al curso y aplica un criterio razonable y constante. Guarda las fichas técnicas y las facturas por si tienes que justificarlo.