Muchos fisioterapeutas empiezan facturando todo igual porque al principio solo tenían pacientes particulares. Cuando llega la primera mutua y el primer bono prepago, el criterio se rompe y el trimestre deja de cuadrar. Y el descuadre se descubre tarde, con el modelo ya presentado y el susto ya pagado.
Vamos a ordenar los escenarios que más se repiten: consulta asistencial, concierto con mutua, bonos, sesiones a domicilio y gastos de material. Con criterios claros y una factura bien armada, el cierre de trimestre se convierte en una tarea mecánica y previsible que puedes repetir cada trimestre.
Cuándo la sesión va sin IVA
La fisioterapia asistencial al paciente suele quedar exenta de IVA cuando la prestas como profesional sanitario. Pero no todo lo que haces entra ahí: el entrenamiento funcional, la valoración deportiva o el servicio a una empresa no son asistencia sanitaria. Y la frontera no siempre la ve el cliente.
Configura el software con dos series o conceptos distintos y decide antes de facturar. Cambiar el criterio a mitad de ejercicio complica el cuadre y llama la atención en una comprobación. Lo que hagas este mes debe encajar con lo que hiciste en enero.
- Consulta asistencial al paciente: revisa si va exenta.
- Entrenamiento y valoración deportiva: servicio distinto.
- Servicios a empresas: no los mezcles con la consulta.
Mutuas y aseguradoras: tarifas y plazos
Con una mutua cobras por acto según tarifa y con autorización. Con una aseguradora privada suele haber concierto con precios cerrados y facturación mensual. En ambos casos el volumen es alto y el margen bajo si no controlas el coste real de cada sesión.
Anota cada acto: paciente, fecha, código y precio. Si la mutua rechaza una sesión, tendrás prueba para reclamar. Revisa los plazos de pago y reclama los vencidos por escrito; el impago de una mutua desordena toda la tesorería del trimestre.
No trabajes sin autorización previa por escrito. La sesión que no se puede justificar se cobra tarde o no se cobra nunca, y el trabajo ya está hecho.
Bonos, packs y sesiones prepagadas
Un bono de diez sesiones cobrado por adelantado es un ingreso con IVA devengado al cobrar, si el servicio está sujeto. Si está exento, sigue siendo un cobro anticipado que debes registrar como pasivo hasta consumir las sesiones. El dinero entra antes que el trabajo.
Lleva saldo por cliente. Bonos caducados, sesiones regaladas y cambios de titular son las tres fuentes habituales de descuadre. Pon las reglas por escrito en la web y en el propio bono, con la fecha de caducidad bien visible desde el primer día.
Sesiones a domicilio y desplazamientos
La sesión a domicilio lleva desplazamiento y tiempo. Si cobras aparte el transporte, sepáralo en la factura: es un concepto distinto y puede tener tratamiento diferente. Si lo incluyes en el precio, no lo presentes como un regalo en la publicidad del servicio.
Con vehículo propio, guarda un registro de kilómetros por sesión. Un cuaderno o una aplicación sirven; lo que no sirve es reconstruir el año en abril con la agenda del móvil. Anota también el motivo y el paciente al que visitaste.
Camillas, material y gastos del local
Camilla, ultrasonidos, electroterapia y material de un solo uso son gastos de la actividad. Los equipos caros se amortizan según su vida útil; el material fungible se deduce al comprarlo. Mezclarlos en una sola cuenta te impide saber tu coste real por sesión.
El alquiler del local, la luz, la limpieza y el seguro de responsabilidad civil son deducibles en la parte afecta. Si compartes consulta con otro profesional, reparte los gastos con un criterio escrito y estable, y guarda copia de las facturas compartidas.
Preguntas frecuentes
¿Las sesiones de fisioterapia llevan IVA?
Las sesiones asistenciales a pacientes suelen estar exentas cuando las presta un profesional sanitario. El entrenamiento, la valoración deportiva o los servicios contratados por empresas pueden estar sujetos. Revisa cada servicio (orientativo).
¿Me retienen IRPF las mutuas?
Cuando facturas a una empresa o mutua por servicios profesionales, suele practicarse retención sobre la base aunque el servicio esté exento de IVA. Comprueba el tipo aplicable y refleja la retención en la factura (orientativo).
¿Puedo deducir la camilla y el material?
Sí, si están afectos a la actividad y puedes acreditarlo con factura a tu nombre y tu NIF. El material fungible se deduce al comprarlo; los equipos duraderos se amortizan. Guarda las facturas de cada compra.