Tienes delante un cliente que quiere comprar, pero no te da un NIF. Puede ser un particular que paga en efectivo, un turista con pasaporte o una empresa extranjera que aún no tiene número español. Si dejas el campo vacío y sigues adelante con el cobro, la factura queda coja del todo; si lo rellenas con cualquier cosa, el problema es peor.
La norma no te obliga a inventar un NIF, pero sí a identificar al destinatario de forma suficiente y a distinguir si es consumidor final o empresario. Aquí verás qué poner cuando el cliente no tiene número, cuándo basta el DNI, qué es un NIF provisional, cómo tratar a clientes extranjeros y en qué casos no necesitas identificarlos con tanto detalle.
Consumidor final: cuándo basta el DNI
Si vendes a un particular para uso privado, estás ante un consumidor final y la factura con NIF completo no siempre es obligatoria. Basta con identificarlo de forma razonable, y en muchos casos el DNI o incluso el nombre y un teléfono son suficientes. Ahora bien, si el cliente pide factura con sus datos, debe dártelos él; no los inventes tú.
Cuando la operación es un ticket de escasa cuantía, la identificación del comprador puede relajarse, pero eso no te exime de llevar un registro ordenado de la venta. Y si el cliente es un empresario o profesional que actúa como tal, la cosa cambia: necesitas su NIF para que pueda deducir la cuota. Revisa tu caso según el tipo de venta y de cliente.
- Pide el DNI si el cliente quiere la factura a su nombre completo.
- No pongas tu propio NIF como si fuera el del comprador de la operación.
- Si es empresa, exige el NIF antes de emitir la factura y no después.
Deja por escrito en tu web o en el presupuesto qué datos necesitas del cliente para facturar: ahorra correos y facturas rectificativas.
NIF provisional y clientes extranjeros
Un NIF provisional es un número que se asigna de forma temporal mientras se tramita la identificación definitiva. No lo inventes ni lo copies de otro documento: si el cliente te lo facilita, úsalo y guarda la referencia. Si no lo tiene, identifícalo con su documento de origen y deja constancia en la factura de qué documento se trata.
Con clientes extranjeros, lo habitual es usar el número de identificación fiscal de su país o el documento con el que operan. Si es una empresa de la Unión Europea y la operación es intracomunitaria, necesitarás su número de IVA y comprobar que figura válido en el censo correspondiente. Si es un particular de fuera, basta con identificar razonablemente la operación y su origen.
Qué datos son obligatorios siempre
Aunque el NIF falte, hay datos que no puedes omitir: tu identificación como emisor, el número de factura, la fecha de emisión, la descripción de la operación, la base, el tipo y la cuota, y el total. Si el cliente no quiere dar datos, puedes usar una factura simplificada, pero eso no significa que puedas saltarte el resto de los requisitos.
Piensa en quién va a leer ese documento: tu gestor, una revisión o el propio cliente años después. Un nombre, un domicilio y un documento identificativo, aunque sea extranjero, permiten reconstruir la operación sin adivinar nada. Si no puedes identificarlo de ninguna forma, anota en tu registro interno cómo se cobró y por qué no tienes datos.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el NIF del cliente en todas las facturas?
No en todos los casos. Cuando vendes a un consumidor final, la identificación puede ser más ligera y en operaciones menores basta un dato razonable. Otra cosa es que emitas una factura completa o que el cliente sea empresario: entonces el NIF resulta necesario para que pueda deducir la cuota y para que el documento sea completo.
¿Puedo poner el DNI en el campo reservado al NIF?
Sí, es lo habitual cuando el cliente es una persona física que no actúa como empresa. El DNI identifica al destinatario y cumple la función de número fiscal en la factura. Si el documento es extranjero, indica el tipo de documento y el número, y guarda una copia para poder justificar de dónde sale ese dato si alguien lo revisa.
¿Qué hago si un cliente extranjero no me da ningún número?
Documenta la operación con los datos que tengas: nombre, país, dirección si la conoces y la forma de pago. En la factura puedes indicar que no se aporta número de identificación fiscal extranjero y por qué. Si la operación es intracomunitaria, revisa antes si necesitas el número de IVA del cliente para aplicar el tratamiento correcto.