Un cliente de fuera te paga en dólares o en libras y la factura tiene que hablar dos idiomas a la vez: su moneda y el euro con el que declaras. Si conviertes de memoria o coges el cambio que aparece en el banco el día del cobro, el importe que anotes puede no coincidir con el que espera tu gestor o con el que figure en tu libro registro.
La clave está en fijar un criterio de conversión claro, aplicarlo igual en todas las facturas y documentar de dónde sale cada cifra. Aquí verás qué tipo de cambio usar con carácter general, cómo reflejar el contravalor en euros, qué pasa cuando el banco te ingresa al final otra cantidad y cómo ordenar el libro registro de ingresos para no perderte entre conversiones.
Qué tipo de cambio aplicar
Con carácter general, la conversión se hace con el tipo de cambio vigente en el momento en que se devenga la operación, que suele coincidir con la fecha de la factura. No uses el cambio del día en que el cliente paga si la factura se emitió antes, porque estarías mezclando dos momentos distintos. Elige una fuente publicada y cita de dónde has tomado el dato.
Lo importante es la coherencia: si un mes usas el cambio oficial y otro el que te da tu banco, tus registros dejan de ser comparables. Fija la fuente, aplícala a todas las facturas y guarda una captura o el dato junto al documento. Si trabajas con muchas divisas, anota también el tipo de cada una el día de la emisión.
- Convierte con el cambio del día de la factura, no con el del cobro.
- Usa siempre la misma fuente publicada y deja constancia de cuál es.
- Guarda el dato del cambio junto a la factura para poder justificarlo después.
Elige la fuente de tipos de cambio y el criterio de redondeo antes de emitir la primera factura en divisa del año.
El contravalor en euros de la factura
Una factura puede ir en moneda extranjera, pero el IVA se declara en euros, así que el documento debe permitir ver el contravalor aplicado. La práctica habitual es indicar el importe en la divisa, el tipo de cambio utilizado y el equivalente en euros, de modo que la base y la cuota queden claras sin que nadie tenga que recalcular nada por su cuenta.
En el libro registro anota el importe convertido, no solo el de la moneda original. Si el tipo es muy pequeño, cuida los redondeos: redondea al final del cálculo y no en cada paso intermedio, porque pequeños ajustes se acumulan y descuadran la cuota. Revisa tu caso si emites muchas facturas en la misma divisa con tipos que se mueven.
Diferencias de cambio y libro registro
Es normal que el banco te ingrese un importe algo distinto al de la factura, porque entre la emisión y el cobro el tipo ha cambiado o porque aplican su propia comisión. Esa diferencia no se resuelve reemitiendo la factura: se registra como diferencia de cambio y se refleja en tu contabilidad o en tu libro de ingresos según lleves uno u otro.
En la práctica, lo que necesitas es poder explicar la diferencia cuando te la pregunten. Anota el importe facturado, lo que realmente entró en la cuenta y la causa probable. Si la comisión la pagas tú, documéntala aparte del precio; si la descuenta el cliente, deja constancia de que el importe neto recibido es menor por ese motivo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir la factura solo en euros si el cliente paga en divisa?
Puedes facturar en euros y cobrar en la moneda que acordéis, siempre que el documento permita saber qué importe se cobra y con qué equivalencia. Si el cliente necesita ver su moneda, lo más claro es indicar ambas cifras y el tipo de cambio aplicado. Conviene que el criterio figure también en el contrato o en el presupuesto.
¿Qué diferencia hay entre factura y cobro en divisa?
La factura documenta el precio y su contravalor en euros en el momento de emisión; el cobro es el dinero que entra después, convertido al cambio de ese día. Por eso suelen aparecer diferencias pequeñas. No son un error: son diferencias de cambio, y lo correcto es registrarlas y poder explicarlas, no corregir la factura emitida.
¿Debo guardar el justificante del tipo de cambio?
Sí, es lo más prudente. Guarda el dato publicado que has usado, con fecha y fuente, junto a la factura y al justificante bancario del cobro. Si alguien revisa la operación, podrá reconstruir cómo pasaste de la moneda original al euro sin depender de tu memoria. Es un archivo pequeño y ahorra muchas explicaciones.