Casi todos los errores de facturación son evitables con una plantilla correcta y una revisión de treinta segundos antes de enviar. Estos son los que más caro salen.
Datos fiscales incompletos o incorrectos
- NIF del emisor o del cliente mal escrito.
- Nombre o razón social que no coincide con el censo.
- Dirección incompleta o domicilio fiscal antiguo.
- Falta el número de serie o el concepto de la operación.
Un NIF erróneo impide al cliente deducir el IVA y puede obligarte a emitir una rectificativa. Compruébalo contra el censo antes de la primera factura y guárdalo en la ficha del cliente.
Numeración rota
La numeración debe ser correlativa, sin saltos ni huecos, dentro de cada serie. Mezclar series o reiniciar la numeración a mitad de año es una de las causas más frecuentes de requerimiento.
- Define series separadas solo si tienen sentido: por actividad o por canal.
- No borres facturas: anula con rectificativa.
- No reutilices un número aunque la factura se haya cancelado.
Ejemplo: si emites la 2026-045 y la borras, el hueco queda visible. Lo correcto es conservarla anulada y emitir una rectificativa.
IVA e IRPF mal aplicados
- Tipo de IVA incorrecto para el producto o servicio.
- No aplicar retención de IRPF cuando corresponde.
- Aplicar retención a un cliente que no debe retener.
- Confundir base imponible con total.
- No desglosar la cuota cuando es obligatorio.
La retención de IRPF se calcula sobre la base imponible, no sobre el total con IVA. Si el cliente es particular o extranjero, normalmente no hay retención.
Fechas incoherentes
- Fecha de expedición posterior a la entrega sin justificación.
- Facturas de un ejercicio emitidas en el siguiente.
- Fecha de operación distinta del devengo sin explicarlo.
La fecha de expedición determina el periodo de declaración. Una factura de diciembre emitida en enero complica el cierre y puede obligar a ajustes.
Duplicados
Emitir dos veces la misma factura infla tus ingresos declarados y descuadra el cliente. Suele pasar al reenviar desde dos sistemas o al no marcar como enviada.
- Controla el estado: borrador, emitida, enviada, cobrada.
- No factures desde dos programas distintos.
- Si duplicas, anula una con rectificativa, no la borres.
Rectificativas mal hechas
- No referenciar la factura original.
- Emitir una factura nueva en lugar de una rectificativa.
- No explicar el motivo de la corrección.
- Rectificar un importe que ya estaba bien.
Verifactu y trazabilidad
Con la entrada en vigor de Verifactu, las facturas deben generarse con sistemas que garanticen la integridad y la trazabilidad. Usar plantillas sueltas o programas sin adaptar es un riesgo creciente.
- Comprueba que tu software está adaptado.
- Conserva los registros y los hashes de integridad.
- No manipules facturas ya emitidas.
Lista de comprobación antes de enviar
- NIF y nombre del cliente verificados.
- Número correlativo y serie correcta.
- IVA e IRPF revisados según el tipo de operación.
- Fecha de expedición coherente con el devengo.
- Concepto claro y con importe.
- Sin duplicados en el registro.