La proforma es un documento comercial con apariencia de factura que sirve para informar, reservar o pedir un pago anticipado. No tiene validez fiscal, no declara ninguna operación y no se registra en el libro de facturas emitidas. Es un presupuesto con formato de factura, nada más. Y precisamente por eso confunde tanto: se parece demasiado al documento que sí vale ante Hacienda.
Qué es exactamente una proforma
Se emite antes de que la operación exista. Detalla conceptos, cantidades, precios y condiciones de pago para que el cliente sepa qué va a recibir y cuánto va a costar. Su valor es contractual y comercial, no tributario: sirve como oferta vinculante si ambas partes la aceptan.
- Se emite antes de entregar el bien o prestar el servicio.
- No lleva número de factura correlativo de la serie oficial.
- No se declara en el modelo 303 ni en el 347.
- No genera derecho a deducir IVA para el cliente.
Diferencias con la factura definitiva
La factura acredita una operación realizada y cumple el reglamento de facturación: numeración correlativa, fecha de expedición, datos fiscales completos de ambas partes, base imponible, tipo de IVA y cuota. La proforma no está obligada a nada de eso, aunque repetir esa estructura ayude al cliente.
- La factura documenta un hecho; la proforma anuncia una intención.
- La factura va en serie correlativa; la proforma puede llevar su propia numeración.
- La factura soporta IVA repercutido; la proforma solo lo estima.
- La factura es obligatoria; la proforma es voluntaria.
Si cobras un anticipo con una proforma, ese cobro ya es una operación sujeta a IVA. Debes emitir la factura correspondiente al anticipo, no basta con el documento proforma.
Usos comerciales habituales
- Pedir un anticipo o una señal antes de empezar un proyecto.
- Documentar una exportación o importación ante aduanas y bancos.
- Justificar una compra interna dentro de una empresa o administración.
- Presentar el coste desglosado a un cliente que aún no ha aprobado el gasto.
- Reservar stock o plaza con un compromiso de compra posterior.
En comercio internacional es habitual que el banco pida una proforma para abrir un crédito documentario. Ahí la proforma funciona como documento base de la operación, aunque la factura comercial llegue después.
También se usa en licitaciones y compras públicas, donde el comprador necesita justificar el importe antes de emitir la orden de compra. En esos casos conviene incluir plazo de validez, condiciones de entrega y forma de pago, porque la proforma pasa a formar parte del expediente y cualquier cambio posterior obliga a rehacerla.
Cómo tratar el IVA en una proforma
Puedes indicar el IVA estimado para que el cliente conozca el importe final, pero no lo repercutes ni lo ingresas hasta emitir la factura. Si la proforma incluye IVA, deja claro en el documento que es un cálculo previsto y que no constituye factura. Marca el documento con la palabra PROFORMA en lugar visible y evita cualquier texto que sugiera que la operación ya se ha realizado.
Si el cliente es empresa y quiere contabilizar el gasto, necesitará la factura definitiva: con la proforma no puede deducir la cuota. En operaciones intracomunitarias o de exportación, el IVA de la proforma es solo informativo y el tratamiento real se decide al emitir la factura, cuando ya constan el destino y la condición del cliente.
Errores que conviene evitar
- Usar la proforma como factura y no emitir la definitiva.
- Numerarla en la misma serie que las facturas y romper la correlatividad.
- Registrarla en el libro de emitidas y descuadrar los totales del trimestre.
- Cobrarla sin emitir factura del anticipo.
- No poner fecha de validez y dejar el precio abierto durante meses.
- Olvidar los datos fiscales completos, lo que la hace inservible para el cliente.
Una costumbre sana: cuando la proforma se acepta, emite la factura definitiva con los mismos conceptos, referencia la proforma en el campo de observaciones y archiva ambas juntas. Así el cliente puede cruzar documentos y tú tienes la trazabilidad completa.
Si la proforma caduca sin aceptación, anótalo y no la reutilices: emite una nueva con precios actualizados y su propio número. Reciclar documentos antiguos es la forma más rápida de acabar con dos precios distintos circulando por el mismo cliente.
Preguntas frecuentes
¿La proforma es obligatoria?
No. Solo la factura lo es. La proforma es una herramienta comercial que se usa cuando aporta claridad al cliente o al banco.
¿Puedo cobrar con una proforma?
Puedes usarla para pedir el pago, pero en cuanto se cobra hay que emitir la factura. El cobro anticipado devenga IVA y debe documentarse.
¿Hay que conservarla?
Sí, como documento comercial. No entra en el libro de facturas, pero conviene guardarla junto a la factura final para justificar condiciones y precios pactados.