Las cuentas anuales son la foto formal de tu ejercicio: qué tienes, qué debes, qué has ganado y qué has hecho. No son un trámite interno: se presentan en el Registro Mercantil y quedan publicadas para cualquiera que consulte.
Los documentos que las forman
Con carácter general son tres bloques, más dos documentos de apoyo que no forman parte de las cuentas pero se depositan con ellas:
- Balance: situación patrimonial a fecha de cierre.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: ingresos, gastos y resultado del ejercicio.
- Memoria: explica y completa lo anterior con criterios y detalle.
- Estado de cambios en el patrimonio neto, si tu modelo lo exige.
- Estado de flujos de efectivo, solo en el modelo normal.
La pyme suele usar el modelo abreviado. Puede presentar balance y memoria abreviados si cumple dos de estas tres condiciones durante dos ejercicios consecutivos: activo no superior a 4 millones de euros, cifra de negocios no superior a 8 millones y menos de 50 trabajadores.
El modelo abreviado no es un modelo simplificado de contabilidad. Los criterios de valoración y el registro de facturas son exactamente los mismos.
Formulación: los tres primeros meses
Los administradores deben formular las cuentas en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. Si tu ejercicio coincide con el año natural, la fecha límite es el 31 de marzo.
Formular significa cerrar las cuentas y firmarlas. Todos los administradores deben firmarlas; si alguno no firma, se hace constar el motivo. Desde ese momento las cuentas ya no se pueden tocar: cualquier cambio obliga a formularlas de nuevo.
Aprobación: la junta y el reparto del resultado
La junta general debe aprobarlas en los seis meses siguientes al cierre, es decir, antes del 30 de junio. En la misma reunión se decide la aplicación del resultado: reservas, dividendos o compensación de pérdidas.
- Convoca la junta con la antelación que fijan los estatutos.
- Pon a disposición de los socios las cuentas y el informe de gestión.
- Levanta acta de la reunión y guárdala: la necesitarás para depositar.
- Si la junta no se celebra, las cuentas no están aprobadas y no se pueden depositar.
Depósito en el Registro Mercantil
El depósito se presenta en el Registro Mercantil de tu domicilio social dentro del mes siguiente a la aprobación. Con un ejercicio natural, el plazo acaba el 30 de julio.
Se presenta por vía telemática con certificado digital, junto a las cuentas firmadas y el acta de aprobación. El Registro comprueba la formalidad y, si todo está correcto, califica y deposita. Si detecta un defecto, abre un plazo para subsanarlo.
Calendario resumido
| Trámite | Plazo |
|---|---|
| Formulación de cuentas | Hasta el 31 de marzo |
| Aprobación en junta | Hasta el 30 de junio |
| Depósito en el Registro | Hasta el 30 de julio |
| Legalización de libros | Hasta el 30 de abril |
Son plazos distintos y se olvidan con facilidad. La legalización de libros se presenta antes, en abril; el depósito de cuentas, en julio.
Errores que salen caros
- No depositar: el Registro cierra la hoja registral y la sociedad no puede inscribir nada.
- Confundir la fecha de aprobación con la de formulación, y calcular mal el mes de depósito.
- Presentar cuentas sin acta de junta o con el acta sin firmar.
- Depositar con el modelo equivocado: abreviado cuando toca normal.
- Dejar fuera el informe de gestión cuando la norma lo exige.
- No cuadrar el resultado con la declaración del Impuesto de Sociedades.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que depositar si la sociedad no ha tenido actividad?
Sí, salvo que esté en causa legal de disolución. Una sociedad inactiva sigue obligada a formular, aprobar y depositar.
¿Cuánto cuesta depositar las cuentas?
La tasa depende de la comunidad autónoma y del modelo. Es un importe fijo pequeño comparado con la sanción por no depositar.
¿Puedo cambiar las cuentas después de depositarlas?
Solo mediante rectificación, con unas cuentas nuevas aprobadas por junta. El depósito original permanece en el expediente.