El trabajo de community manager mezcla estrategia, diseño, redacción y atención en redes sociales. Esa mezcla hace que el presupuesto se quede corto si no defines qué incluye la cuota mensual y qué se cobra aparte. Ponlo por escrito en la propuesta y preséntalo antes de empezar.
Casi todos tus clientes son empresas y muchas están fuera de tu ciudad, así que trabajarás en remoto. La distancia no cambia el IVA, pero sí la forma de documentar el servicio y de reclamar un impago desde otra provincia. La factura es tu única prueba.
Definir el alcance del servicio
Una cuota mensual puede incluir doce publicaciones, dos vídeos y respuesta a comentarios, o solo el calendario editorial. Sin alcance escrito, el cliente pedirá más cada semana y tu hora valdrá cada vez menos. Marca el límite en la propuesta y en el contrato.
Los cambios de última hora y las crisis en comentarios consumen tiempo que no se factura. Define un número de revisiones incluidas y un precio para lo extra, y aplícalo también a los clientes de siempre, sin excepciones que luego no puedes recuperar.
IVA y clientes de fuera
Los servicios de marketing digital llevan IVA cuando el cliente es una empresa española. Si el cliente es una empresa de otro país de la Unión, la operación puede quedar fuera del IVA español y hay que documentarlo con cuidado.
Pide el número de IVA del cliente, compruébalo en el registro europeo y guarda la prueba junto a la factura. Sin esa comprobación, la exención se cae y el impuesto acaba en tu liquidación del trimestre. Hazlo con cada cliente nuevo.
Una factura sin el número de IVA del cliente extranjero puede convertir una operación exenta en una cuota que pagas tú.
Contenidos, imágenes y derechos
Las fotos, los vídeos y los textos que creas son tuyos salvo que los cedas. Si el cliente quiere usarlos en anuncios o en papel, esa cesión debe tener precio y alcance temporal, no ir incluida en la cuota mensual.
Usar imágenes de bancos gratuitos también tiene condiciones y límites. Revisa la licencia y guarda el enlace y la fecha de descarga de cada recurso que publiques por cuenta de un cliente. Ese archivo te protege si un tercero reclama.
Horas, cuotas y cobros
Cobrar por horas es más justo al principio y más difícil de escalar después. Con clientes estables, pasa a una cuota mensual con alcance cerrado y revisa el precio cada año, no cada cinco ejercicios. Sube con aviso previo y por escrito.
Emite la factura al inicio del mes o al cerrarlo, pero hazlo siempre igual. La irregularidad en las fechas es lo que más tarda en corregirse cuando llega el cierre del ejercicio y toca cuadrar. Fija un día en el calendario.
- La cuota cubre el plan mensual, no la atención de urgencias.
- Cada vídeo extra o campaña de pago se presupuesta aparte.
- El anticipo del primer mes evita trabajar sin cobrar.
Herramientas y accesos de pago
Las suscripciones de diseño, programación y análisis son gasto de tu actividad si están a tu nombre y las usas para el trabajo. Pide factura con tus datos fiscales y no pagues con la cuenta personal del cliente ni con la tuya de casa.
El acceso a las cuentas del cliente es un riesgo compartido. Pide permisos de administrador de la página y no la contraseña, y deja por escrito qué pasa con los perfiles y cómo se recuperan los accesos cuando termina el contrato.
Preguntas frecuentes
¿Necesito darme de alta para gestionar redes?
Sí, si facturas a clientes por ese trabajo de forma habitual. El alta censal y la cotización van unidas, aunque el servicio se preste en remoto desde casa.
¿Puedo cobrar una cuota sin IVA?
Solo si la operación está exenta o no sujeta, algo que no ocurre por defecto en marketing digital. Revisa el caso y no dejes el IVA fuera por comodidad.
¿Los equipos que compro son gasto del mes?
Los de poco valor suelen ir como gasto, y los caros se amortizan. Fija un criterio por importe y mantenlo igual durante todo el año para no mezclar tratamientos.