La climatización se vende como un proyecto, no como un recambio suelto. Hay visita técnica, presupuesto, equipo, instalación y, a menudo, un contrato de mantenimiento. Cada fase tiene su factura y su momento de devengo de IVA, y mezclarlas es la causa más habitual de descuadres al cerrar el trimestre.
El cliente particular pregunta por el precio final con IVA; la empresa quiere la base y la cuota separadas. Prepara siempre las dos versiones y deja por escrito qué incluye la instalación: desmontaje, material, puesta en marcha y retirada del equipo viejo. Esa lista es la que evita la factura sorpresa.
IVA en la instalación
El tipo de IVA depende del bien, del destinatario y del lugar, no solo de que sea una vivienda. En reformas de vivienda pueden aplicarse tipos reducidos si se cumplen requisitos de material y de porcentaje, y en obra nueva el criterio es otro. Confirma tu caso antes de presupuestar.
Si trabajas para una empresa o una comunidad, la factura va con IVA general y datos fiscales completos. Un error de tipo en un presupuesto grande se come el margen: la diferencia entre un tipo y otro puede ser de varios cientos de euros.
- Comprueba si el destinatario es particular, empresa o comunidad.
- Pide por escrito el uso del inmueble antes de aplicar un tipo reducido.
- Deja la base y la cuota desglosadas en la factura.
Aplicar un tipo reducido sin comprobar los requisitos es uno de los errores más caros del sector. Si luego no se cumplen, la diferencia sale de tu bolsillo.
Contratos de mantenimiento anual
La cuota de mantenimiento se devenga según lo que diga el contrato: por adelantado, por trimestres o al final del periodo. Decide el criterio, mantenlo y factura cada vencimiento con su IVA. Un contrato firmado no es un ingreso hasta que corresponde facturarlo.
Detalla qué revisiones incluye, cuántas visitas al año y qué repuestos quedan fuera. Así evitas la llamada de agosto diciendo que el equipo no enfría y que la revisión ya estaba pagada, cuando en realidad solo cubría un cambio de filtro.
- Fija el número de visitas y los meses de cada revisión.
- Indica si filtros y repuestos van incluidos en la cuota.
- Pon fecha de renovación y cómo se cancela el contrato.
Reparaciones y avisos urgentes
Un aviso urgente se cobra por visita más material, o con precio cerrado si el diagnóstico es rápido. Dilo antes de salir. El cliente acepta mejor un precio alto y claro que una factura sorpresa con desplazamiento, diagnóstico y mano de obra acumulados sin avisar.
Registra el diagnóstico y lo que has comprobado. Si el equipo estaba en garantía, esa nota te protege. Y si vuelves al mismo domicilio por el mismo fallo, no cobres dos veces la misma intervención sin explicarlo en la factura.
- Avisa del precio de la visita antes de desplazarte.
- Una avería repetida no se factura dos veces sin justificación.
Anticipos y presupuestos
El anticipo que pides al cerrar el presupuesto es un pago a cuenta, no un regalo. Factúralo con su IVA y descuéntalo del total cuando emitas la factura final, indicando la referencia del pago. Así el cliente comprueba que no le has cobrado dos veces la misma cantidad.
Un presupuesto con validez de quince días te protege de subidas de material. Si el precio del equipo cambia a mitad de obra, avisa por escrito antes de seguir. Documentar la aceptación del cliente evita la discusión de septiembre y te da tiempo a renegociar el precio.
- Incluye en el presupuesto el plazo de validez y la forma de pago.
- Guarda la aceptación por escrito, aunque sea un correo.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se devenga el IVA de una instalación?
Con carácter general, cuando la instalación se pone a disposición del cliente y puede considerarse entregada. Si hay certificación de obra o pagos parciales, el criterio puede variar. Revisa tu caso concreto y no factures con dos criterios a la vez.
¿El mantenimiento lleva el mismo IVA que la instalación?
El tipo depende del servicio y del destinatario, igual que en la instalación. La cuota de mantenimiento es un servicio distinto, con su base y su cuota. No arrastres el tipo de la instalación sin comprobar el supuesto.
¿Puedo cobrar la visita de diagnóstico aparte?
Sí, si lo avisas antes. Cobrar el diagnóstico y descontarlo después de la reparación es una práctica comercial válida, pero debe aparecer en la factura. Sin aviso previo, el cliente puede rechazar el cargo con razón.