En muchas empresas el albarán es el documento que se firma a la puerta del almacén y la factura la que llega tres semanas después. Entre uno y otra hay un espacio donde se pierden entregas, se duplican cobros y se olvidan albaranes que nunca se facturaron.
Qué es un albarán y qué función cumple
Es el documento que acompaña la entrega de mercancía o la prestación de un servicio y sirve como justificante de que el receptor lo recibió. No liquida nada: acredita un movimiento. Lo firma quien recibe y se queda una copia, de modo que ambas partes tienen prueba de qué salió, cuándo y en qué cantidad.
- Identifica emisor, receptor, fecha y número de albarán.
- Detalla conceptos, cantidades y, opcionalmente, precios.
- Recoge la firma o el conforme de quien recibe.
- Permite detectar faltas, roturas o devoluciones en el momento.
Cuando hay una devolución total o parcial, se emite el albarán de devolución o el documento de abono correspondiente. Ese papel es importante: sin él, la mercancía vuelve al almacén pero sigue facturada, y acabas reclamando un pago por algo que ya recuperaste.
¿Tiene valor fiscal el albarán?
Por sí solo, no. El albarán no es una factura, no lleva IVA repercutido y no se registra en el libro de facturas emitidas ni en el de recibidas. No puedes deducir el IVA de una compra con un albarán: necesitas la factura. Tampoco sirve para declarar el ingreso.
Ahora bien, sí tiene valor probatorio. En una reclamación de impago o en una inspección, el albarán firmado demuestra que la entrega existió y que la operación era real. Es la prueba que sostiene la factura cuando alguien discute el trabajo realizado.
El albarán nunca sustituye a la factura. Si entregas y no facturas, tienes un ingreso sin declarar y un IVA sin repercutir. El plazo para facturar no es indefinido.
Cuándo se convierte en factura
La obligación de facturar nace con la entrega o con el cobro, lo que ocurra antes, y en general debe emitirse dentro del mes natural de la operación. Si acumulas albaranes del mes para emitir una sola factura, el documento debe detallar los albaranes que agrupa: números y fechas. Sin esa referencia, el cliente no puede cuadrar la recepción con la factura.
- Facturación por entrega: un albarán, una factura.
- Facturación agrupada: varios albaranes en una factura con detalle.
- Facturación periódica: albaranes del mes y factura única a fin de mes.
- Cobro anticipado: se factura el anticipo aunque no haya albarán todavía.
Cuanto más largo es el ciclo entre entrega y factura, más necesario es el control. En obra o en suministro industrial el desfase puede ser de meses, y ahí un albarán sin facturar es dinero que se pierde sin que nadie lo note hasta el cierre del ejercicio.
El albarán valorado
Es un albarán que incluye precios e importes, casi como una factura, pero sin IVA desglosado ni consideración fiscal. Se usa en obras, suministros recurrentes y sectores donde el cliente necesita ir contabilizando el gasto antes de recibir la factura. Ahorra trabajo, pero exige disciplina: si el albarán valorado lleva importes, alguien acabará contabilizándolo como factura y el IVA se quedará sin declarar.
Para evitar el lío, marca el documento como albarán valorado, sin numeración de factura y con una nota que remita a la factura posterior. Y lleva un control de albaranes pendientes de facturar: es la lista que evita el olvido. Un albarán valorado sin factura es un gasto que el cliente no puede deducir y un ingreso que tú no has declarado.
Errores habituales con albaranes
- Emitir la factura sin referenciar los albaranes que agrupa.
- Facturar dos veces la misma entrega por falta de control.
- Cambiar cantidades en la factura respecto al albarán firmado.
- Confundir el albarán valorado con una factura y no emitir esta última.
- Numerar albaranes con la serie de facturas y romper ambas correlatividades.
- No conservar el conforme del cliente, única prueba de la entrega.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir el IVA con un albarán?
No. Para deducir IVA necesitas factura completa emitida por el proveedor. El albarán solo prueba la recepción.
¿Es obligatorio emitir albarán?
En entregas de mercancía es habitual y en algunos sectores está regulado. Si no lo emites, pierdes la prueba de la entrega.
¿Cuánto tiempo se conservan?
Lo habitual es conservarlos igual que las facturas, durante el plazo de prescripción, porque son el soporte de las operaciones facturadas.