Administrar una comunidad es gestionar presupuestos, juntas, proveedores y recibos, casi siempre con una cuota fija. Esa cuota debe cubrir tu tiempo, los desplazamientos y el riesgo de que algunos vecinos no paguen a tiempo. Calcula el precio antes de firmar y no lo improvises en la primera junta.
La comunidad no es un cliente único: cada propietario paga su parte, pero el contrato lo firma la junta. Entender esa diferencia evita discusiones sobre a quién reclamas un impago y a quién facturas cada servicio extra del acuerdo y a quién reclamas el impago.
Honorarios por comunidad
La cuota depende del número de viviendas, de los servicios contratados y del estado de las cuentas. Un edificio con morosidad alta exige más horas de gestión, así que revisa el precio cuando cambie la situación del edificio o de la junta.
Separa la administración ordinaria de los encargos puntuales, como una derrama o una obra. Esos trabajos tienen su propio presupuesto y no deberían entrar en la cuota mensual sin cobrarse aparte y por escrito. Cada vez que surja un encargo así.
IVA de tus honorarios
El servicio de administración de fincas lleva IVA con carácter general. La comunidad lo soporta y lo deduce según su situación, pero tú debes repercutirlo en cada factura mensual, también en las ordinarias de poca cuantía y en las extraordinarias.
Si además cobras por llevar una obra, ese encargo puede tener otro tratamiento y otro tipo. No mezcles el recibo de administración con el de la obra en la misma factura si quieres que el desglose esté claro y el IVA no se mezcle.
- La cuota mensual se factura con IVA y con su fecha fija.
- El encargo de una obra se factura con su propio desglose.
- Los gastos suplidos se documentan con la factura del proveedor.
Morosidad y reclamación de cuotas
Cuando un propietario deja de pagar, la comunidad necesita un procedimiento y no una llamada. Redacta un acuerdo de junta con el orden de actuación y el límite a partir del cual se reclama por vía judicial o con abogado externo.
El certificado de deuda es la pieza clave y debe estar firmado por quien tiene poder para ello. Guarda los envíos y las fechas, porque el procedimiento se apoya en pruebas y no en recordatorios verbales. Actúa rápido y siempre por escrito.
Contrato con la comunidad
El contrato lo aprueba la junta y debe recoger duración, preaviso, funciones y precio. También conviene detallar qué no incluye, para que nadie espere obra, asesoría legal o gestión de seguros dentro de la cuota ni servicios que no figuren en el contrato firmado.
Un cambio de junta puede dejarte sin encargo a mitad de año. Revisa la cláusula de salida y el preaviso, y no firmes una duración larga sin una indemnización razonable por cese anticipado. Negocia ese punto antes de la firma y por escrito en la propuesta.
Gastos y desplazamientos
Las visitas al edificio, el material de oficina y las aplicaciones de gestión son gasto de la actividad. Si usas el coche para ir a las juntas, anota los kilómetros y el motivo de cada desplazamiento de ese día y guarda el ticket del parking.
Las juntas por la tarde y los fines de semana se cobran en muchos despachos como extra. Si lo haces, ponlo en el contrato con un importe claro y avisa con antelación a la junta convocante. Evita sorpresas en la siguiente junta.
Preguntas frecuentes
¿El administrador de fincas debe ser colegiado?
Depende de la comunidad autónoma y del tipo de encargo. Comprueba los requisitos de tu territorio antes de anunciarte, porque algunos exigen titulación o inscripción.
¿Quién paga el IVA de la administración?
Lo paga la comunidad como destinataria del servicio, y tú lo repercutís en la factura. El propietario lo ve en su recibo, pero la obligación formal es de la comunidad.
¿Puedo reclamar yo las cuotas impagadas?
Puedes preparar el certificado y el requerimiento, pero la reclamación judicial suele necesitar abogado. Deja el reparto de costes pactado en el contrato con la comunidad.