El adiestramiento se presta muchas veces en parques, naves o casas del cliente, y se cobra en efectivo, por bono o por sesión suelta. Esa mezcla de sitios y formas de cobro complica la contabilidad. Si no fijas un criterio desde el principio, acabas con ingresos sin fecha, gastos sin justificar y dudas sobre qué parte del coche o del material puedes deducir.
Aquí tienes un repaso práctico: cómo facturar clases y bonos, cómo tratar los desplazamientos, qué material deducir, cómo encajar los seguros y qué cambia cuando el cliente es una empresa que deduce IVA. Todo con criterios prudentes, para que puedas aplicarlo sin inventarte reglas que luego no se sostienen. Si detectas un supuesto que no controlas, mejor preguntar antes de facturar.
Cómo facturar clases y bonos
Cada sesión es un servicio prestado, aunque cobres un bono de diez. Con carácter general, el IVA se devenga cuando nace la obligación de pago, no cuando das la última clase. Si cobras por adelantado, conviene reflejarlo con claridad y no emitir la factura solo al terminar el bono. Revisa tu caso si trabajas con entidades públicas.
El bono debe identificar al cliente, el número de sesiones, la validez y qué pasa si no se consumen. Un bono sin condiciones es un problema cuando el cliente pide devolución. Además, si algún servicio no se llega a prestar, tienes que decidir si lo devuelves o lo compensas, y eso afecta a la facturación del trimestre.
- Numera los bonos y anota la sesión consumida en cada visita
- Fija una caducidad razonable y déjala por escrito al vender
- Emite la factura al cobrar el bono, no al gastar la última sesión
Si vendes bonos, guarda un listado con sesiones usadas y pendientes de cada cliente: es la prueba más simple ante cualquier reclamación.
Desplazamientos y material de trabajo
Ir a casa del cliente o a un parque es parte del servicio. Los kilómetros son deducibles si puedes justificar el trayecto: fecha, origen, destino y motivo. No basta con decir que usas el coche para trabajar. Si el vehículo es de uso mixto, imputa un porcentaje razonable y mantenlo estable en el tiempo. Ese porcentaje conviene calcularlo sobre kilómetros reales, no sobre una impresión.
El material también suma: correas, clickers, jaulas de transporte, petos, protectores y material de refuerzo. Guarda las facturas y separa lo que es para el negocio de lo que es de tu perro. Si compras en grandes superficies, pide factura simplificada con tus datos y anota el destino del gasto. El material que se rompe o se pierde también se explica con una nota de incidencia.
- Registra los trayectos en una libreta o aplicación con fecha y motivo
- No mezcles el material del negocio con el de tu propia mascota
- Pide factura siempre, aunque la compra sea de pocos euros
Clientes con IVA y sin IVA
A un particular le cobras el total con IVA y no retienes nada. A una empresa o a un profesional le emites factura completa con sus datos y desglose del impuesto. El cliente que deduce IVA te lo va a pedir bien detallado; el particular normalmente solo quiere saber cuánto paga. Adapta el formato sin cambiar el criterio fiscal.
El adiestramiento no suele estar exento de IVA, pero hay matices si se presta dentro de programas de formación o para entidades concretas. Y si trabajas con una administración, prepárate para plazos de pago largos y para facturar electrónicamente. Confirma cada caso antes de aplicar una exención que no puedas justificar. Una exención mal aplicada se corrige con recargo, y eso duele en un negocio pequeño.
- Pide el NIF y la razón social antes de emitir la primera factura
- Distingue en tu registro clientes particulares y clientes con IVA
- Revisa el contrato si el cliente es una entidad pública
Preguntas frecuentes
¿Los bonos de clases se facturan al comprarlos o al usarlos?
Con carácter general, si cobras el bono por adelantado, la operación se entiende realizada cuando cobras, no cuando gastas la última sesión. Por eso lo habitual es facturar al vender el bono y llevar un control aparte de las sesiones pendientes. Si luego devuelves parte del importe, regularizas. Revisa tu caso con el asesor.
¿Puedo deducir el coche si solo lo uso para algunos desplazamientos?
Puedes deducir la parte que corresponda a la actividad, pero tienes que poder probarla. Con uso mixto, la deducción se limita y conviene aplicar un porcentaje estable, no uno distinto cada trimestre. Un registro de kilómetros con fecha y motivo es la prueba más sencilla. Si el uso particular es alto, la deducción será pequeña o discutible.
¿Necesito un seguro de responsabilidad civil para dar clases?
No siempre lo exige la norma, pero muchos clientes, instalaciones y administraciones lo piden. Y tiene sentido: trabajas con animales y en espacios ajenos, donde un incidente puede acabar en reclamación. Revisa qué cubre, si incluye daños a terceros y animales, y si excluye actividades concretas. Guárdalo junto al contrato de cada servicio.