Freelance de tecnología: fiscalidad y facturación

El freelance de tecnología suele llevar la fiscalidad en una hoja de cálculo que da miedo. El problema no es el volumen de facturas, sino que cada cliente tiene una naturaleza distinta: empresa española, particular, startup europea o plataforma extranjera. Eso cambia el IVA, la retención y el modelo que presentas. Aquí tienes el criterio práctico para ordenarlo.

Define bien el encuadre de tu actividad

El desarrollo de software a medida, la consultoría y el soporte técnico se consideran normalmente actividad profesional. No es lo mismo vender una licencia o un SaaS que prestar un servicio con tu trabajo: la licencia se acerca a una actividad empresarial y el servicio, a una profesional. El encuadre importa porque determina si tus facturas llevan retención de IRPF. Revisa tu epígrafe del IAE y no mezcles ingresos de naturaleza distinta en la misma serie de facturas.

IVA: cuándo repercutes y cuándo no

Como regla general, tus servicios llevan IVA al 21% cuando el cliente está en España. Si facturas a una empresa de otro país de la UE, la operación se declara no sujeta por inversión del sujeto pasivo: no cobras IVA, pero debes comprobar el número de operador intracomunitario en el censo VIES antes de emitir. Si el cliente está fuera de la UE, tampoco repercutes IVA en la mayoría de servicios. Los particulares extranjeros son la excepción incómoda y conviene confirmarlos antes de presupuestar.

Retenciones: el 15% que te adelanta Hacienda

Cuando facturas a una empresa o profesional español, te retienen el 15% de la base en concepto de IRPF. Durante los tres primeros años de actividad puedes aplicar el 7%, pero solo si lo comunicas formalmente al cliente con el modelo correspondiente. Esa retención no es un gasto: es un pago a cuenta que luego restas en el modelo 130 y en la declaración anual. A clientes particulares y a empresas extranjeras no se les practica retención, así que su factura no la lleva.

Clientes extranjeros: la parte que más se falla

Para un cliente empresa de la UE, emite la factura sin IVA, indica la referencia del VIES y anota que la operación está no sujeta por inversión del sujeto pasivo. Esa factura va al modelo 349. Guarda la comprobación del VIES con fecha: si el número no era válido, Hacienda te reclamará el IVA. Fuera de la UE, documenta la condición de empresa extranjera y el servicio prestado. En ambos casos, elige un criterio estable para el tipo de cambio y aplícalo siempre igual.

Gastos que sí puedes deducir

• Equipos y hardware, por amortización o gasto según el importe.
• Suscripciones de software, hosting, dominios y APIs.
• Coworking, internet y móvil en la parte afecta a la actividad.
• Formación, libros técnicos y certificaciones.
• Cuota de autónomos, seguro y asesoría.

La clave es que la factura esté a tu nombre, que el gasto sea necesario para la actividad y que puedas demostrarlo. Mezclar la cuenta personal con la profesional es el camino más corto a un requerimiento.

Facturación y registro: un mínimo sólido

Usa una serie consecutiva, numera sin saltos y conserva todas las facturas emitidas y recibidas. Cada factura debe incluir tus datos, los del cliente, la fecha, el concepto, la base, el IVA, la retención cuando proceda y la forma de pago. Anota los cobros y los gastos en el mismo momento en que se producen; hacerlo a final de trimestre convierte la contabilidad en arqueología.

Errores que cuestan dinero

• No comprobar el VIES antes de facturar sin IVA.
• Aplicar el 7% sin haberlo comunicado al cliente.
• No guardar los justificantes de los gastos deducidos.
• Facturar anticipos sin documento ni fecha clara.
• Olvidar el modelo 349 cuando hay operaciones intracomunitarias.

Preguntas frecuentes