Un transportista autónomo no tiene un gasto pequeño: el vehículo es su herramienta de trabajo. Eso hace que la deducción sea más importante, pero también que Hacienda mire con lupa qué parte es profesional y qué parte es personal. Aquí van los puntos que de verdad mueven la aguja.
El vehículo: afectación y prueba
En un turismo de uso mixto, la deducción habitual en IRPF es del cincuenta por ciento, salvo que puedas demostrar afectación exclusiva a la actividad. En cambio, vehículos como furgonetas o camiones suelen considerarse afectos al cien por cien cuando son la herramienta del negocio y no hay uso personal.
La prueba no es una declaración de intenciones: son rutas, albaranes, hojas de carga, peajes con fecha y una agenda. Yo guardo el cuadro de mando mensual del camión junto al libro de gastos. Si alguien pregunta, enseño el documento y la factura del carburante con la matrícula.
Aviso: si el vehículo tiene uso particular, no deduzcas el cien por cien del IVA soportado sin un criterio sólido. La prorrata o el porcentaje de afectación deben ser coherentes y defendibles.
Amortización: el gasto que más se olvida
Comprar una furgoneta no es un gasto del año en su totalidad: normalmente se amortiza durante varios ejercicios. Si aplicas el gasto entero de golpe, el resultado del ejercicio queda falseado y la deducción puede ser incorrecta.
- Elige la modalidad de amortización y mantenla con criterio.
- Guarda la factura de compra y el contrato de financiación si lo hay.
- Separa la parte del inmovilizado que no es deducible, si corresponde.
- Si cambias de vehículo, ajusta el valor pendiente de amortizar.
La amortización acelerada o los regímenes especiales pueden cambiar según el tipo de vehículo y la normativa vigente, así que revísalo con tu asesor antes de fijar el importe anual.
Dietas: cuánto y con qué justificante
Las dietas tienen límites y requisitos. No basta con cenar todos los días fuera y meterlo en el libro: el desplazamiento debe estar vinculado a la actividad y, si pernoctas, debe acreditarse el motivo.
En general, se distingue entre dieta con pernoctación y dieta sin pernoctación, con importes distintos. Además, el pago en efectivo y sin factura resta credibilidad. Mi sistema es simple: tarjeta, factura simplificada con mi NIF y una nota con la ruta y el cliente.
Consejo práctico: fotografía la factura del restaurante en el momento y anota la ruta en la misma ficha. Cuando cierres el trimestre, tendrás todo el contexto junto en lugar de una lista de importes sueltos.
Kilometraje: cuándo usar la fórmula y cuándo no
La deducción por kilometraje es cómoda, pero no es un comodín. Se aplica con un importe por kilómetro cuando usas tu vehículo particular para desplazamientos profesionales y no estás deduciendo el vehículo por otra vía al mismo tiempo.
El problema típico es duplicar: deducir la gasolina como gasto y, además, cobrar el kilometraje como ingreso de la actividad. Elige una vía y sé coherente durante todo el año. Si facturas el desplazamiento al cliente, ese ingreso entra en la factura y la regla cambia.
Obligaciones del sector que no puedes perder de vista
Además de las obligaciones fiscales comunes, el transporte tiene frentes propios:
- Autorizaciones y habilitaciones para ejercer la actividad.
- Control de tacógrafo y tiempos de conducción, si te aplica.
- Seguro de responsabilidad civil específico.
- Facturación por servicio con detalle de ruta, carga y descarga.
Muchos de estos requisitos no son fiscales, pero impactan en tus gastos deducibles y en la forma de documentar la actividad. Si un gasto no está vinculado a un servicio real y documentado, pierde fuerza.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir el cien por cien del IVA del gasóleo?
Depende de la afectación del vehículo. Si es exclusivamente profesional y puedes acreditarlo, sí. En uso mixto, aplica el porcentaje que corresponda.
¿Dietas sin factura son deducibles?
En general necesitas justificante del pago y acreditar el desplazamiento. Sin documentación, la deducción es frágil.
¿Puedo usar kilometraje y amortizar el coche a la vez?
No es coherente hacerlo con el mismo vehículo. Elige un método y mantenlo.