El teletrabajo tiene gastos repartidos entre empresa y persona. La ley de trabajo a distancia obliga a dotar de medios y a compensar los costes, pero no fija una cifra única. El acuerdo escrito es la pieza que evita discusiones cuando llega la primera factura de la luz.
Hay dos vías: reembolsar gastos con justificante o pagar una cantidad fija por día trabajado en casa. Cada una tiene efectos distintos en nómina, cotización e IRPF. Elegir una sin mirar el conjunto suele costar dinero, y a veces también un requerimiento. Conviene decidir el método antes de firmar el primer acuerdo.
Qué gastos compensar
Internet, electricidad, calefacción, material de oficina y uso de una mesa o silla. También el consumo de datos del móvil si se usa para trabajar y parte del alquiler si la vivienda es la sede. No hay lista cerrada: depende de lo pactado y del uso real.
La compensación debe cubrir lo necesario, no enriquecer a nadie. Si la empresa pone el equipo y paga la conexión, el margen de compensación baja. Documenta qué aporta cada parte para no pagar dos veces lo mismo ni dejar gastos sin cubrir. Si compartes piso y trabajas en el salón, el reparto es más discutible.
Cómo fijar la cuantía
Método simple: importe por día efectivo en casa, con un tope mensual. Método ajustado: porcentaje sobre la factura de internet y suministros, con justificantes. El primero es más fácil de administrar; el segundo se acerca más al gasto real y aguanta mejor una revisión.
Fija también qué pasa en vacaciones, bajas o días sin teletrabajo, y si el importe se revisa cada año. Un acuerdo de teletrabajo sin esas reglas se queda viejo en seis meses y nadie recuerda qué se pactó. Revísalo con la persona afectada, no a sus espaldas.
Nómina e IRPF
La compensación de gastos propios del teletrabajo no debería tratarse como salario, pero Hacienda mira si hay justificación y correspondencia con el gasto. Sin papeles, puede considerarse retribución, cotizar y tributar. Guarda facturas y el criterio aplicado. Y no lo mezcles con el bonus ni con el salario variable.
En la nómina, sepárala del salario y guarda el acuerdo firmado. Si pagas una cantidad fija, deja claro que es compensación y no un plus consolidable. Las cuantías orientativas varían según comunidad y convenio, y conviene revisarlas cada año. Un concepto claro evita preguntas.
Acuerdo y control
El acuerdo debe recoger voluntariedad, horario, disponibilidad, medios y compensación. También el derecho a la desconexión y la forma de medir el trabajo. Sin acuerdo, cada conflicto se resuelve con la versión de quien grita más o de quien tiene mejor memoria.
Controla por resultados, no por presencia. Y revisa el acuerdo si cambia el puesto, la ubicación o el equipo. Un teletrabajo que empezó como excepción puede consolidarse como derecho si lo mantienes años sin papeles ni revisión. Escríbelo y actualízalo cuando toque.
Si el teletrabajo es fijo y no hay acuerdo escrito, la empresa asume riesgos de prevención, compensación y control horario que no puede demostrar.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio pagar los gastos del teletrabajo?
La empresa debe dotar de medios y compensar los gastos acordados. No hay una cifra legal única: se pacta. Sin acuerdo ni pago, el riesgo de reclamación laboral y de sanción existe, sobre todo si el gasto es evidente.
¿La compensación tributa en IRPF?
Si es compensación de gastos justificada y no un salario encubierto, no debería tributar. Si se paga sin control y por encima del gasto, Hacienda puede considerarla retribución. Documenta el criterio y las facturas.
¿Puedo obligar a teletrabajar?
El teletrabajo debe ser voluntario y pactado, salvo supuestos excepcionales. Puedes organizarlo y fijar días, pero no imponerlo sin acuerdo. Si lo haces, revisa convenio y normativa antes de comunicarlo.