El stock de seguridad es la cantidad extra que mantienes para cubrir picos de demanda o retrasos del proveedor. No es una cifra mágica ni un porcentaje fijo: sale de tus datos de venta y de los plazos reales de entrega de cada referencia. Copiar la cifra de otro negocio no sirve.
Calcularlo bien evita dos errores caros: pedir de más y dormir dinero en el almacén, o pedir de menos y perder ventas que ya tenías ganadas. Aquí tienes la fórmula, cómo fijar el nivel de servicio y cuándo toca revisar el resultado con datos nuevos.
Qué cubre y qué no
Cubre la variación normal de la demanda durante el plazo de entrega, no una rotura total del proveedor ni un pico histórico de campaña. Para esos casos existen el stock adicional planificado y los planes de contingencia con proveedores alternativos.
Tampoco sustituye a un inventario fiable. Si el stock del sistema no coincide con el físico, cualquier cálculo se apoya en una base falsa y las decisiones de compra salen mal mes tras mes, aunque la fórmula esté bien planteada.
Una fórmula que puedes usar
Parte de la demanda media diaria y multiplícala por el plazo de entrega. Añade un colchón proporcional a la variación de esa demanda y del plazo: cuanto más irregulares sean ambos, más grande debe ser la protección que mantienes. Trabaja por referencia, nunca con la media de la tienda.
Ejemplo orientativo: vendes veinte unidades al día, el proveedor tarda diez días y quieres cubrir variaciones de un tercio. El colchón ronda las sesenta unidades. Ajusta el factor con tu histórico real y no con una regla copiada de un manual.
- Usa la demanda media de los últimos tres meses.
- Mide el plazo de entrega real, no el prometido.
Nivel de servicio y coste
Subir del noventa y cinco al noventa y nueve por ciento de servicio encarece mucho el inventario. La última unidad de cobertura cuesta más que todas las anteriores juntas, y ese dinero deja de estar disponible para otras compras o para pagar proveedores.
Clasifica por rotación y margen: no todas las referencias merecen el mismo colchón. Un artículo de bajo margen y alta rotación puede asumir roturas puntuales sin que el negocio se resienta, mientras que uno caro y exclusivo no puede permitirse ese lujo.
Revisar y ajustar cada mes
Revisa con ventas reales, no con previsiones optimistas. Si el plazo de entrega cambia, el stock de seguridad cambia el mismo día, sobre todo cuando dependes de un proveedor lejano o de transporte marítimo con tránsitos largos e irregulares. Anota la fecha de cada revisión.
Guarda el histórico de roturas y de exceso. En tres o cuatro meses ves si el colchón está bien dimensionado o si estás financiando un almacén que no necesitas y que además envejece en la estantería sin que nadie lo mire.
El stock de seguridad se calcula por referencia y por almacén. Un promedio global de toda la tienda suele esconder roturas en los productos que más margen aportan.
Preguntas frecuentes
¿Sirve un porcentaje fijo sobre las ventas?
Como punto de partida sí, pero es una aproximación pobre. Dos productos con las mismas ventas pueden necesitar colchones muy distintos si uno tiene plazo de entrega largo o una demanda mucho más irregular.
¿Debo incluirlo en el punto de pedido?
Sí. El punto de pedido suma la demanda durante el plazo de entrega y el stock de seguridad. Si lo calculas sin el colchón, lanzas el pedido demasiado tarde y llegas justo o tarde a la venta.
¿Cuándo conviene reducirlo?
Cuando el plazo se acorta, la demanda se estabiliza o aparece un proveedor alternativo. Revísalo también si el coste financiero sube: el dinero inmovilizado tiene un precio que conviene medir cada trimestre.