Cobrar IVA y soportar IVA no siempre van de la mano. Si vendes servicios con IVA y a la vez facturas operaciones exentas, Hacienda no te deja deducir todo lo que pagas en gastos comunes. Esa limitación se resuelve con un porcentaje: la prorrata.
Qué es y cuándo aparece
La prorrata es el porcentaje de tu actividad que tiene derecho a deducir IVA. Se aplica cuando realizas a la vez operaciones con derecho a deducción y operaciones sin derecho: exentas, no sujetas o con IVA que la ley no permite deducir. El IVA soportado en gastos comunes —alquiler, luz, teléfono, gestoría, software— solo se resta en esa proporción.
Si toda tu actividad lleva IVA, no hay nada que calcular: deduces el 100%. Si toda está exenta, no deduces nada. El conflicto aparece en el término medio, que es donde está la mayoría de autónomos con varias líneas de negocio.
Prorrata general: la fórmula
Se parte de las operaciones del año anterior, sin incluir el IVA. En el numerador van las operaciones con derecho a deducción; en el denominador, el total de la actividad, incluidas las exentas y las no sujetas. El resultado se multiplica por cien y se redondea al entero superior.
Quedan fuera del cálculo las entregas de bienes de inversión y las operaciones financieras accesorias, entre otras. Si las incluyes, el porcentaje sale distorsionado y la deducción deja de ser correcta.
Ejemplo: facturas 80.000€ con IVA y 20.000€ exentos. La prorrata es 80.000 / 100.000 = 80%. Si el IVA soportado en gastos comunes del trimestre es 4.000€, deduces 3.200€ y los 800€ restantes son coste puro.
Prorrata especial: cuándo te obligan a usarla
La prorrata especial es obligatoria cuando las cuotas de IVA de bienes de inversión superan en más de un 10% el total de cuotas deducibles del año anterior, o cuando renuncias expresamente a la general. Su lógica es distinta: los gastos exclusivos de la actividad con IVA se deducen al 100%, los exclusivos de la actividad exenta no se deducen, y solo los comunes se reparten por el porcentaje.
Exige separar contablemente ambas actividades. Si no llevas esa separación, no puedes aplicar la especial, aunque te convenga.
Cómo se aplica en el modelo 303
No existe una casilla específica de prorrata en el 303. Aplicas el porcentaje a cada cuota soportada en gastos comunes y consignas el resultado en las casillas de IVA deducible por bienes corrientes y servicios. Los gastos afectos solo a la actividad exenta no se incluyen.
La prorrata se aplica a los gastos que sirven a las dos actividades a la vez. Si un gasto se puede asignar de forma directa y exclusiva a la parte gravada, se deduce entero y no pasa por el porcentaje. Y si solo sirve a la parte exenta, no se deduce nada. El porcentaje es el último recurso, no el primero.
Guarda el cálculo junto a la declaración: qué gastos has prorrateado, con qué porcentaje y de dónde sale ese porcentaje. En una comprobación, el número sin la justificación detrás no vale.
La regularización anual
Durante el año aplicas una prorrata provisional. Al cerrar el ejercicio, con las operaciones reales, calculas la prorrata definitiva y regularizas en la última declaración del año: la del cuarto trimestre o la de diciembre, según tu periodo. La diferencia puede salir a ingresar o a devolver.
El primer año de actividad no hay referencia anterior, así que se estima el porcentaje y se corrige después. En bienes de inversión la regularización se extiende varios años: cinco para bienes muebles y nueve para inmuebles.
Errores frecuentes
- Deducir el 100% de gastos comunes teniendo actividad exenta.
- Calcular el porcentaje sobre importes con IVA incluido.
- Meter entregas de bienes de inversión en el denominador.
- Olvidar la regularización del cierre del ejercicio.
- No conservar el cálculo ni la separación de actividades.
La prorrata no es un truco para deducir más: es una regla de reparto. Si dudas, revisa tu caso con tu asesor antes de la primera declaración del año, que es cuando se fija el porcentaje.
Deducir de más tiene un coste: Hacienda regulariza la cuota, exige intereses de demora y puede sancionar. Deducir de menos también sale caro, porque regalas dinero que te corresponde. El cálculo, bien documentado, evita las dos cosas.