En una pyme, la nómina suele hacerla el asesor o un programa, pero conviene entenderla. Cuando un empleado pregunta por qué cobra menos de lo acordado, la respuesta está en dos columnas: lo que devenga y lo que se le deduce. Y el coste para la empresa está en una tercera columna que casi nadie mira.
Devengos: lo que se suma
El salario bruto es la suma de todo lo que el trabajador genera en el periodo, no solo el sueldo base. Una nómina habitual incluye:
- Salario base según convenio o contrato.
- Complementos: puesto, turnos, disponibilidad, antigüedad.
- Pagas extraordinarias, prorrateadas o no.
- Variables: comisiones, bonus, horas extra o complemento de productividad.
- Percepciones no salariales: dietas y kilometraje, con su tratamiento propio.
La distinción importa porque no todo cotiza ni tributa igual. Una dieta mal documentada puede acabar convertida en salario y generar cotizaciones atrasadas. Guarda justificantes de los desplazamientos y aplica los límites del reglamento.
Deducciones: cotizaciones y retención
Del bruto se restan dos grandes bloques. Primero, la aportación del trabajador a la Seguridad Social, que en términos generales se mueve en torno al siete por ciento de la base, repartida entre contingencias comunes, desempleo, formación y, si procede, horas extra. Segundo, la retención a cuenta del IRPF.
La retención depende del salario, la situación familiar y el tipo que resulte del procedimiento oficial. No es un porcentaje fijo que se pueda copiar del año anterior sin revisar: un cambio de circunstancias personales o una subida de sueldo la modifican. El resultado es el líquido a percibir, el neto que llega a la cuenta.
Si pagas una nómina con retención calculada a ojo, el desajuste aparece en la declaración del trabajador y en el modelo trimestral. Recalcula cada año y cada vez que cambie el sueldo.
El coste empresarial real
Además del bruto, la empresa paga su propia aportación a la Seguridad Social, que en cómputo anual ronda el treinta por ciento del bruto para un contrato indefinido ordinario, con variaciones según base, tipo de contrato y bonificaciones. A eso se suman otros costes que conviene presupuestar:
- Seguro de accidentes o mejora voluntaria de prestaciones.
- Formación, equipamiento y software por puesto.
- Prevención de riesgos y reconocimientos médicos.
- Tiempo de gestión administrativa y de selección.
Para presupuestar, aplica un coeficiente sobre el bruto y compáralo con el coste real del último trimestre. Así detectas desviaciones antes de que se acumulen. Si estás valorando contratar, calcula el coste anual completo antes de comprometer una subida.
Regla práctica: cuando negocies una subida, calcula el incremento sobre el bruto y multiplícalo por el coeficiente de coste. Una subida del cinco por ciento en bruto puede costar bastante más en la cuenta de resultados.
Errores frecuentes en pymes pequeñas
- Pagar el neto acordado y no el bruto, generando diferencias cada mes.
- No actualizar las tablas del convenio al inicio del año.
- Prorratear pagas extra sin reflejarlo en el contrato.
- Mezclar dietas con salario para simplificar la nómina.
- Entregar el recibo tarde o sin desglose comprensible.
La nómina es un documento formal: debe conservarse y entregarse al trabajador. Un recibo claro evita discusiones y facilita las revisiones con la inspección. Si el volumen crece, automatiza el cálculo y revisa solo las incidencias del mes.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el neto es tan inferior al bruto?
Porque del bruto se descuentan la aportación del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF. Esas cantidades no desaparecen: financian prestaciones y se regularizan en la declaración de la renta.
¿Puedo pagar en neto y olvidarme del bruto?
No es recomendable. El contrato y el convenio fijan el bruto, y las cotizaciones se calculan sobre él. Acordar en neto genera diferencias cuando cambian los tipos o las retenciones.
¿Las dietas cotizan?
Las dietas justificadas y dentro de los límites legales no se consideran salario. Si se pagan de forma fija y sin justificación, se tratan como retribución y sí cotizan.