Subcontratas una parte de la obra, emites tu factura al promotor y llega la duda de siempre: quién ingresa el IVA de los trabajos que has encargado a otra empresa. La respuesta depende de si la operación encaja en la inversión del sujeto pasivo. Si te equivocas, el cliente recibe una factura mal emitida y tú acabas regularizando fuera de plazo. Conviene tener claro el criterio antes de certificar el primer trabajo.
Aquí verás cómo funciona la inversión del sujeto pasivo en obra subcontratada, cómo trasladarlo a las certificaciones de obra, qué datos deben figurar en la factura entre empresas y cómo dejar el registro limpio para que el IVA no te sorprenda en la declaración. También repasamos los errores más habituales que detecta la inspección cuando revisa una cadena de subcontratación con varios niveles.
Cuándo se invierte el sujeto pasivo
Con carácter general, la inversión del sujeto pasivo se aplica en ejecuciones de obra con aportación de materiales cuando el destinatario es empresario o profesional y actúa como tal. En ese caso quien ingresa el IVA es el cliente, no el subcontratista. La factura sale sin cuota, con la mención de inversión del sujeto pasivo y la referencia a la norma que la regula. Revisa tu caso porque hay supuestos excluidos.
El requisito clave es que el destinatario sea empresario o profesional en el ejercicio de su actividad. Si el cliente final es un particular, no hay inversión: tú facturas con IVA normal. Tampoco aplica en obras sobre vivienda particular cuando el destinatario no actúa como empresario. Cuando dudes, documenta la condición del cliente en el expediente antes de emitir la factura.
- Cliente empresario identificado con NIF y actividad declarada por escrito
- Obra con aportación de materiales por parte del subcontratista
- Factura sin cuota, con mención expresa de la inversión
- Registro de la operación en el libro de facturas emitidas
La mención de inversión del sujeto pasivo no es un adorno: su ausencia puede obligar a rectificar la factura y a explicar la operación.
Certificaciones y facturación entre empresas
En obra larga lo habitual es facturar por certificaciones mensuales. Cada certificación debe reflejar los trabajos ejecutados en ese periodo y su importe, y el IVA se gestiona igual: si hay inversión, la certificación se emite sin cuota y con la misma mención legal. No mezcles certificaciones con IVA y sin IVA en el mismo documento sin explicarlo bien.
La factura debe identificar a las dos empresas, el número de factura y la fecha, la descripción de la obra y su ubicación, la base imponible y la mención de inversión del sujeto pasivo con la referencia normativa. El subcontratista no repercute cuota, pero sigue obligado a declarar la operación. El cliente la anota como soportada y la autorrepercute en su liquidación.
Cómo dejar el registro ordenado
Guarda en el expediente el contrato de obra, la documentación del cliente como empresario y el detalle de cada certificación. El libro de facturas emitidas debe recoger la operación aunque no lleve cuota, porque el IVA se declara igualmente. Un registro ordenado te permite responder a un requerimiento sin reconstruir la historia a mano meses después.
Separa en tu contabilidad los ingresos por obra subcontratada de otros trabajos y archiva las facturas recibidas con la misma mención. Si detectas una factura mal emitida, corrige con una rectificativa y deja constancia del motivo. Antes de cerrar el periodo, contrasta el total del libro con los importes declarados en el modelo correspondiente al periodo.
- Contrato y documentación del cliente archivados por obra
- Facturas emitidas con numeración correlativa y sin huecos
- Rectificativas con motivo explicado y referencia a la original
El error más caro no es la cuota: es no poder demostrar por qué aplicaste un régimen distinto al habitual.
Preguntas frecuentes
¿Quién declara el IVA si el subcontratista trabaja para otra empresa?
Con carácter general lo declara el destinatario, que es quien autorrepercute la cuota en su liquidación. El subcontratista emite la factura sin IVA, con la mención legal correspondiente, y declara la operación en su libro de facturas emitidas. Revisa tu caso concreto porque hay actividades excluidas de esta regla.
¿Puedo emitir la certificación con IVA si el cliente es una empresa?
Solo si la operación no encaja en la inversión del sujeto pasivo. No basta con que el cliente sea empresa: importa la naturaleza de la obra y el papel del destinatario. Si aplicas inversión cuando no toca, el cliente no puede deducir y tendrás que rectificar. Documenta el criterio y consúltalo antes de facturar.
¿Qué pasa si olvido la mención en la factura?
La factura queda incompleta y conviene rectificarla cuanto antes. Emite una rectificativa que sustituya a la original, explica el motivo y conserva ambas en el registro. El cliente necesitará la versión correcta para autorrepercutir la cuota. Si ya presentaste la declaración, revisa el efecto antes de corregir.