Facturas como profesional, trabajas desde tu despacho o a distancia y cada trimestre te asalta la misma duda: cuánto de lo que ingresas es realmente rendimiento y qué gastos puedes restar sin miedo. La frontera entre gasto profesional y personal no siempre es evidente, y una mala clasificación se nota al final del ejercicio, cuando ya no hay margen de corrección.
Esta guía repasa cómo se calcula el rendimiento de una actividad profesional en estimación directa, cómo funciona la retención que aplicas en tus facturas y qué gastos del despacho suelen admitirse con normalidad. Verás también qué documentar y qué revisar antes de cerrar el trimestre, con criterios prudentes, sin fórmulas mágicas y con el foco puesto en tu caso concreto.
De dónde sale tu rendimiento
En estimación directa, el rendimiento neto es la diferencia entre los ingresos de la actividad y los gastos deducibles, con los ajustes que correspondan. No es lo que cobras en la cuenta: es lo que facturas según el criterio de imputación temporal aplicable. Una factura emitida en diciembre puede corresponder a un trabajo de noviembre, y eso cambia el trimestre.
La estimación directa puede ser normal o simplificada, y cuál te toca depende de tus ingresos y de la actividad. En ambas se parte del resultado contable o del registro de ingresos y gastos, pero cambian las obligaciones formales y los libros que llevas. Confirmar el régimen fiscal antes de empezar el año evita sorpresas y reprocesos.
- Alta censal y epígrafe correcto antes de emitir la primera factura
- Registro de ingresos y gastos actualizado cada trimestre
- Criterio de imputación temporal estable durante todo el año
Antes de cambiar de régimen, calcula el impacto en tus obligaciones formales y en tu cuota. Un cambio mal planificado cuesta más que el ahorro.
La retención en tus facturas
Cuando facturas a una empresa o a otro profesional, con carácter general se practica una retención sobre la base de la factura. No es un coste añadido: es un pago a cuenta de tu IRPF que el cliente ingresa y que tú restas después en la declaración. Lo que cobras es la base más IVA menos retención, así que tu flujo de caja cambia.
El porcentaje depende de la actividad y de tu situación, y existe un tipo reducido para quien inicia la actividad, con condiciones y plazo limitado; comprueba si te aplica. Si el cliente no retiene porque no está obligado, deberás ingresar el pago a cuenta tú mismo mediante el modelo correspondiente. Confirma con tu asesor cuál es tu caso.
- Retención como línea separada en la factura, nunca escondida
- Certificado de retenciones del cliente para cuadrar el ejercicio
- Pago a cuenta propio si el cliente no está obligado a retener
- Modelos trimestrales y resumen anual presentados en plazo
Gastos típicos del despacho
Alquiler, suministros, material de oficina, software, formación, cuotas de colegio profesional, seguro de responsabilidad civil o servicios de asesoría son gastos habituales de un despacho profesional. Para deducirlos necesitas factura con tu NIF, pago justificable y vinculación con la actividad. El gasto debe ser real, no una estimación, y anotarse en el libro registro de gastos correspondiente.
Los gastos de uso mixto exigen reparto razonable. El teléfono, internet o el coche sirven para trabajar y para tu vida privada, así que solo deduces la parte profesional y debes poder explicar el criterio. La amortización de equipos también cuenta, pero se aplica por ejercicios y con tablas oficiales. Mezclar sin criterio es la vía rápida a un ajuste.
Preguntas frecuentes
¿La retención es un gasto deducible?
No. La retención es un pago a cuenta del IRPF: el cliente la ingresa en tu nombre y tú la restas de la cuota en la declaración. No la incluyes como gasto en el libro registro ni reduces con ella la base del rendimiento. Si la tratas como gasto, estarás contando dos veces la misma cantidad.
¿Puedo desgravar el alquiler de mi casa si trabajo desde allí?
Solo la parte afecta a la actividad y con un criterio defendible. Necesitas identificar metros o porcentaje de uso, sumar los costes y aplicar esa proporción, además de justificar que esa zona se dedica al trabajo. Si es tu vivienda habitual, el reparto debe ser prudente y documentado. Revisa tu caso concreto antes de deducir.
¿Qué pasa si me retienen de más?
No pierdes el dinero: la retención se regulariza en tu declaración del IRPF y suele devolverse si la cuota final es menor que lo ingresado. Comprueba los certificados de retención para que todos los importes estén bien declarados. Si detectas diferencias, pide al cliente que corrija el certificado o documéntalas antes de presentar.