IVA deducible de gastos: qué puedes recuperar

Cada vez que pagas una factura con IVA, estás adelantando dinero a Hacienda. En el modelo 303 restas ese IVA soportado del IVA que has repercutido a tus clientes. Si el saldo sale a tu favor, compensas o devuelves. El problema es que esa resta solo vale si el gasto cumple los requisitos.

Qué significa que un IVA sea deducible

Significa que puedes restar la cuota soportada de la cuota repercutida porque el gasto está afecto a tu actividad. No depende de que el gasto sea "necesario" para ti, sino de que esté vinculado a la actividad económica y documentado. Un gasto puede ser deducible en IRPF y no serlo en IVA, y al contrario: son dos impuestos con reglas distintas.

La consecuencia práctica es que el IVA soportado no es un gasto: es un saldo a tu favor frente a Hacienda. Cuando no puedes deducirlo, la cuota se convierte en mayor coste del bien o servicio, y eso encarece tu actividad sin que aparezca en ninguna factura.

Los requisitos que no se pueden saltar

• Factura completa y correcta, con tus datos y los del proveedor.
• Que el IVA esté repercutido de forma expresa y separada.
• Que el gasto esté afecto a la actividad, no al ámbito personal.
• Registro en el libro de facturas recibidas antes de deducir.
• Pago justificado: banco o tarjeta, mejor que efectivo.

El ticket simplificado no permite deducir el IVA en la mayoría de casos, salvo los supuestos concretos que la norma admite. Si el proveedor puede emitir factura completa, pídela: es la diferencia entre recuperar la cuota o perderla.

Gastos con IVA deducible habitual

• Software, suscripciones y servicios profesionales.
• Material, equipos y mobiliario de oficina.
• Suministros del local o del espacio de trabajo.
• Formación relacionada con la actividad.
• Desplazamientos, combustible y mantenimiento del vehículo afecto.
• Publicidad, web, dominios y campañas.
• Reparaciones y servicios de mantenimiento.

Los gastos de restauración son un caso aparte: el IVA de comidas y cenas no es deducible en general, salvo las excepciones vinculadas a invitación a clientes o proveedores con justificación. Y en el caso de la vivienda habitual, el IVA de suministros solo es deducible en la parte afecta y con condiciones estrictas.

Prorrata: cuando solo puedes deducir una parte

Si realizas actividades exentas y no exentas, o usas un bien para la actividad y para lo personal, no puedes deducir el 100% del IVA soportado. La prorrata general se calcula con el porcentaje de operaciones con derecho a deducción sobre el total, y se aplica a las cuotas soportadas en gastos de uso mixto.

Hay bienes y servicios que no admiten prorrata y otros que exigen reglas especiales, como los vehículos o los inmuebles. Cuando el porcentaje cambia de un año a otro, toca regularizar en la última declaración del ejercicio. Es la parte que más se olvida y la que más ajustes genera después.

La prorrata se calcula con las operaciones del año, así que al empezar el ejercicio trabajas con el porcentaje del año anterior y lo corriges al cerrar. Si tu actividad exenta crece, la deducción baja; si desaparece, sube. Llevar ese cálculo a mano es fuente segura de errores en el cuarto trimestre.

Errores que hacen que pierdas la deducción

• Deducir con un ticket simplificado o con un albarán.
• Deducir el IVA de un gasto sin relación con la actividad.
• Anotar la factura fuera del plazo de cuatro años.
• No registrar la factura recibida antes de deducir.
• Aplicar el 100% en gastos de uso mixto sin justificar la afectación.
• Olvidar la regularización de prorrata al cierre del ejercicio.
• Deducir el IVA de una factura rectificada sin ajustar la cuota.

Preguntas frecuentes