Casi todas las pymes creen saber qué tienen en el almacén hasta que cuentan. La diferencia entre el stock teórico y el real suele ser mayor de lo esperado, y casi nunca se debe a una sola causa ni a una sola persona del equipo.
El recuento sirve para tres cosas: saber qué hay, saber cuánto vale y saber qué se pierde por el camino. Lo demás, como el soporte informático o el código de barras, solo acelera un trabajo que hay que hacer igual cada cierto tiempo, con orden y sin inventar atajos.
Prepara el recuento
Cuenta con el almacén parado o por zonas cerradas, y con el mismo criterio siempre. Fija fecha, responsable y unidad de medida, y usa el mismo listado para todos los conteos. Un recuento rápido hecho a medias cuesta más que uno lento bien cerrado.
- Zonas cerradas y señalizadas.
- Listado fijo de referencias.
- Doble conteo en artículos de valor alto.
Mermas: causas y medida
La merma es la diferencia entre lo que deberías tener y lo que hay, y tiene causas distintas: rotura, caducidad, hurto, error de recepción o de venta. Separar cada causa permite actuar sobre la que de verdad pesa, en lugar de perseguir a todo el equipo.
- Registro de merma por causa.
- Merma sobre ventas como indicador.
- Revisión de las tres causas principales.
No uses la merma como castigo al personal: dejarán de registrarla y perderás el dato. Úsala para corregir el proceso que la provoca.
Valoración de existencias
Valora siempre con el mismo método y documenta el criterio. Precio de coste, incluyendo gastos de compra, o valor de mercado si es menor. Cambiar de método para mejorar el resultado de un año es una decisión que hay que justificar y explicar, sobre todo si cambia el resultado.
- Método escrito y estable.
- Coste con gastos de compra incluidos.
- Provisiona lo que no va a rotar.
Ajustes y contabilidad
El ajuste debe cuadrar con la contabilidad y con el IVA. Si la merma es de mercancía no vendida, no genera un IVA deducible automático; si es una entrega gratuita, el tratamiento cambia. Consulta el criterio con tu asesor antes de inventar asientos.
- Documento de ajuste firmado.
- Causa y responsable en el registro.
- Revisa el efecto en IVA.
Cierre y control mensual
Un recuento anual no evita sorpresas en marzo. Cuenta de forma rotativa cada mes una familia de productos y compara con el stock del sistema. Ese control cruzado detecta errores de grabación antes de que se conviertan en una diferencia enorme.
Anota también las referencias que aparecen mal colocadas o sin etiqueta durante el recuento. Suelen ser la pista de un error de recepción repetido y explican diferencias que parecían inexplicables al final del año, cuando ya no hay margen para corregir nada.
- Recuento rotativo mensual por familia.
- Tolerancia definida por tipo de producto.
- Analiza desviaciones superiores al umbral.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que hacer recuento?
Como mínimo, un cierre completo al año y recuentos rotativos mensuales. Si tienes mucho valor en stock o alta rotación, conviene contar más a menudo las referencias críticas. Lo importante es el hábito, no la fecha heroica.
¿Cómo valoro productos obsoletos?
Mira si tienen salida real a corto plazo. Si no, provisiona la pérdida o dalos de baja con un documento que explique el motivo. Mantener valorado lo que nunca venderás infla el activo y distorsiona tus cuentas y tu margen.
¿Qué hago con las diferencias pequeñas?
Fija una tolerancia por tipo de producto. Las diferencias por debajo del umbral se ajustan agrupadas y las superiores se investigan. Sin tolerancia, el equipo pierde horas en calderilla y deja pasar los errores grandes.