El primer año suele medirse por facturación, pero el negocio se rompe por caja. Emites facturas que suman una cifra razonable, miras la cuenta y no hay dinero: el cliente paga a sesenta días, dos se han retrasado y tú sigues pagando cuotas, seguros y proveedores cada mes. El problema no es vender poco, es el desfase entre lo que facturas y lo que cobras.
Este artículo repasa cómo estructurar los cobros desde el primer encargo: qué anticipo pedir, cómo repartir hitos, qué plazo es realista según tu sector, cuánto colchón de tesorería necesitas y qué señales avisan de que un cliente no va a pagar. La idea es que trabajes con tranquilidad y que no financies a tus clientes con tu propio dinero desde el primer día.
Cobra un anticipo antes de empezar
Pedir un anticipo no es desconfianza, es lo normal en muchos sectores. Cubre el trabajo inicial, filtra clientes poco serios y te da margen para comprar material o reservar agenda. Un porcentaje de entrada habitual ronda el treinta o el cincuenta por ciento según el tipo de encargo, pero conviene que lo fijes según tu caso y lo expliques con claridad.
Si el cliente se resiste, no bajes el anticipo sin más: plantea alternativas como fraccionarlo o reducir el alcance inicial. Deja el importe y el momento del pago en el presupuesto aceptado y emite la factura correspondiente al recibirlo. Así ambas partes saben cuándo empieza el trabajo y qué se ha pagado ya, sin depender de la memoria.
- Anticipo del treinta al cincuenta por ciento según el encargo
- Material o licencias que solo compras cuando hay señal
- Condiciones de devolución si el cliente cancela sin causa
No empieces un proyecto con un cliente nuevo sin haber cobrado algo, aunque sea una parte pequeña: el primer pago es también la primera prueba de que va a pagar.
Reparte el cobro en hitos
En trabajos largos, un único pago al final concentra todo el riesgo en ti. Divide el proyecto en fases con entregables claros y asocia un pago a cada una. Si una fase se retrasa por el cliente, la siguiente no arranca y la facturación se detiene; eso protege tu tiempo y deja el avance por escrito. El último pago se reserva para la entrega final o la puesta en marcha.
Define cada hito en una línea comprensible, sin jerga, y pon fecha aproximada. Si el cliente paga con retraso, el calendario se ajusta en la misma medida: no sigas trabajando mientras la factura anterior está vencida sin haberlo hablado antes. Y revisa tu caso con un profesional si el importe es alto o el cliente tiene estructura de gran empresa.
- Una fase, un entregable y una factura, siempre en el mismo orden
- Hito de cierre con la puesta en marcha o la formación incluida
- Revisión del calendario si el cliente se retrasa en aprobar
- Importe de cada hito acordado antes de empezar el trabajo
Si un hito lleva tres semanas sin cobrar, para el siguiente y habla con el cliente: seguir trabajando solo aumenta lo que puedes perder.
Colchón de tesorería y señales de impago
Antes de saber cuánto vas a cobrar, calcula cuánto necesitas para vivir y trabajar durante unos meses. Un colchón razonable cubre gastos fijos y cuotas durante un periodo que puedas sostener con lo que ya tienes cobrado, no con lo que esperas cobrar. Ese dinero debe estar separado de la cuenta del día a día, en otra entidad o en una cuenta aparte.
Las señales de impago aparecen antes de que la factura venza: respuestas evasivas, cambios de interlocutor, promesas sin fecha o peticiones de aplazar sin motivo. Si detectas varias, factura lo pendiente, deja de asumir trabajo nuevo y reclama por escrito con tono firme y educado. Conviene confirmar los plazos legales de reclamación según tu caso antes de llegar a más.
- Gastos fijos reales, cuotas e impuestos previstos de los próximos meses
- Cobros confirmados, no facturas emitidas sin fecha de pago
- Revisión mensual del colchón y de la antigüedad de las facturas
Separa el dinero de los impuestos en cuanto cobres una factura: si lo mezclas con la operativa, el trimestre te pillará sin liquidez.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto anticipo puedo pedir a un cliente nuevo?
No hay una cifra única. En muchos encargos se pide entre el treinta y el cincuenta por ciento al aceptar, pero depende del sector, del material que tengas que comprar y de tu capacidad de negociación. Lo importante es pactarlo por escrito y facturarlo al recibirlo. Revisa tu caso y ajusta el porcentaje a lo que de verdad necesites.
¿Qué hago si un cliente paga siempre tarde?
Primero, ponlo por escrito y cobra un anticipo mayor o reduce los hitos. Segundo, aplica recargo por demora si lo tienes pactado y revisa si te compensa seguir con ese cliente. Si el retraso es sistemático, sube precios o cambia las condiciones; trabajar con alguien que te financia gratis no es rentable aunque facture mucho.
¿Debo separar el IVA de lo que cobro?
Sí, es lo más prudente. El IVA que repercutes no es ingreso tuyo: lo recaudas para ingresarlo después a la administración. Si lo gastas, cuando llegue la liquidación tendrás que ponerlo de tu bolsillo. Abre una cuenta aparte o aparta el importe en el momento del cobro y confirma con tu asesor el tratamiento de tu caso.