Cambiar de herramienta no es solo exportar un Excel. Hay que conservar el histórico, mantener la numeración y cumplir con Verifactu. El orden importa.
Paso 1: inventario de lo que tienes
- Facturas emitidas y recibidas de los últimos años.
- Presupuestos y albaranes pendientes.
- Clientes y proveedores con datos fiscales.
- Productos, servicios y precios.
- Series y numeración usada.
- Facturas recurrentes activas.
Paso 2: exporta antes de cancelar
Descarga todo en formatos abiertos (CSV, Excel, PDF) y guarda una copia fuera del software antiguo. Si el proveedor cierra o cambia de planes, necesitas acceso a tus datos sin depender de él.
Prueba la importación en una cuenta de prueba antes de mover el histórico completo. Corrige los errores de formato ahí, no en producción.
Paso 3: continúa la numeración
No reinicies la serie a cero si ya has emitido facturas. Configura la nueva herramienta para que siga el último número de cada serie. Un salto o un duplicado genera problemas con Hacienda y con Verifactu.
Paso 4: revisa Verifactu
- Comprueba que la nueva herramienta genera los registros correctamente.
- Verifica el envío o la conservación de los registros según tu obligación.
- No borres el histórico del sistema anterior hasta validar la migración.
Paso 5: transición controlada
- Elige una fecha de corte (por ejemplo, inicio de mes o de trimestre).
- Emite el primer documento nuevo y verifica numeración y datos.
- Mantén el acceso de solo lectura al sistema antiguo un tiempo.
- Revisa que no quedan facturas recurrentes sin migrar.
- Comunica el cambio a tu gestoría.
Errores habituales
- Cancelar el software antiguo antes de exportar.
- Reiniciar la numeración.
- Migrar clientes sin NIF o con direcciones incompletas.
- Duplicar facturas durante la transición.
- No avisar a la gestoría del cambio de sistema.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar mi histórico?
Depende del formato que exporte el software antiguo. Lo habitual es migrar clientes y productos; el histórico de facturas se conserva en PDF/CSV.
¿Tengo que avisar a Hacienda?
No por cambiar de software. Sí debes mantener la numeración y conservar los registros.
¿Cuánto tarda la migración?
Para un autónomo, unas horas. Para una pyme con varios usuarios, varios días incluyendo pruebas.