La caja de zapatos con las facturas del negocio aguanta hasta que llega una comprobación, un cambio de gestor o una mudanza imprevista. Escanear los papeles del negocio parece la solución obvia, pero hacerlo sin criterio crea otro problema: archivos sin nombre que nadie encuentra, escaneos que no sirven como copia y originales que se destruyen cuando todavía hacen falta.
Esta guía explica cómo digitalizar con un mínimo de garantías: qué calidad necesitas, cómo nombrar y describir cada archivo, qué copias hacer y cuándo puedes destruir el papel. También verás qué documentos conviene conservar en original, qué plazos de conservación se manejan con carácter general y cuándo conviene confirmarlo con tu asesor, para que no dependas de la memoria ni de la suerte.
Escanea con calidad suficiente
Un escaneo útil se lee sin ampliar y conserva el documento completo, incluidas las cuatro esquinas. Usa al menos trescientos puntos por pulgada y color cuando haya sellos, firmas o fondos que aporten información; el blanco y negro agresivo puede borrar detalles. Guarda en formato PDF, que es el estándar para documentos, y evita fotografías torcidas hechas con el móvil.
Si el documento tiene dos caras, escanea las dos. Si es un ticket que se decolora, haz la copia cuanto antes y guarda también el original. Y comprueba que el texto se puede buscar: un PDF con capa de texto ahorra horas cuando buscas una factura concreta entre cientos. Para volúmenes altos, un escáner de sobremesa con alimentador marca la diferencia.
- Trescientos puntos por pulgada como mínimo, más si hay sellos
- PDF con capa de texto para poder buscar dentro del documento
- Ambas caras escaneadas y documento completo, sin recortes
Prueba a leer una copia en la pantalla del móvil: si no distingues el número de factura, el escaneo no sirve para una revisión.
Nombre, metadatos y carpetas
Un archivo llamado escaneo-3 no dice nada y acabará perdido. Usa un nombre con fecha, tipo de documento, contraparte e importe: por ejemplo, factura compra proveedor con el año y el número. Mantén el mismo patrón siempre y ordena por año y trimestre. Si el programa que usas permite etiquetas o campos, rellénalos; facilitan búsquedas que el nombre solo no cubre.
Los metadatos son los datos que acompañan al archivo sin verse: fecha de creación, autor, etiquetas. No sustituyen al nombre, pero ayudan cuando tienes que demostrar cuándo llegó un documento o quién lo envió. Evita reescribir el archivo original para cambiar metadatos si con ello pierdes la fecha; es mejor anotar la información en un registro aparte.
- Fecha, tipo, contraparte e importe dentro del nombre del archivo
- Mismo patrón de nombres para todo el año, sin excepciones
- Carpetas por año y trimestre, con una subcarpeta de pendientes
Elige el patrón de nombres hoy y escríbelo en una nota visible: cambiarlo a mitad de año convierte el archivo en un rompecabezas.
Copias, conservación y destrucción
Una copia en el mismo ordenador no es una copia de seguridad. Necesitas al menos tres copias, en dos soportes distintos, y una fuera de tu oficina: por ejemplo, un disco externo y un almacenamiento en la nube con acceso restringido. Comprueba cada cierto tiempo que los archivos se abren y que la copia incluye los últimos meses, no solo los antiguos.
Sobre destruir papel: no tires nada hasta tener la copia verificada y saber si el original sigue siendo exigible. Algunos documentos, como escrituras o contratos con firma, conviene conservarlos en papel. Los plazos de conservación varían según el tipo de documento y la normativa aplicable, así que revisa tu caso y confírmalo antes de destruir. Para tirar papeles con datos, usa trituradora de corte cruzado.
- Tres copias en dos soportes, una de ellas fuera de la oficina
- Prueba de restauración cada trimestre para comprobar que abre
- Originales con firma o escrituras conservados en papel
- Trituradora de corte cruzado para papeles con datos personales
Antes de destruir cualquier original, verifica que la copia se abre, se lee y está en la carpeta correcta; si dudas, espera.
Preguntas frecuentes
¿Vale una foto del móvil como copia de una factura?
Puede servir como referencia, pero no es lo recomendable para conservar documentación del negocio. La foto suele salir torcida, con sombras o sin las cuatro esquinas, y a veces no permite leer importes. Para documentos que debas conservar, usa un escáner o una aplicación que genere PDF y comprueba que el texto se lee con claridad.
¿Puedo tirar las facturas en papel si las tengo escaneadas?
Con carácter general, la copia digital puede sustituir al papel si es fiel, se conserva íntegra y permite acreditar el contenido, pero hay excepciones y requisitos que dependen de la normativa aplicable. Revisa tu caso con tu asesor antes de destruir nada. Y no tires originales con firma manuscrita o documentos notariales sin confirmarlo.
¿Cuánto tiempo debo guardar los documentos?
Los plazos varían según el tipo de documento, la obligación que acrediten y la normativa que resulte aplicable, así que no conviene fiarse de una cifra única. Lo prudente es conservar la documentación fiscal y laboral durante el periodo que marque la norma y, ante la duda, más tiempo del mínimo. Confirma los plazos de tu caso con un asesor.