Facturas rectificativas: cuándo y cómo hacerlas

Nadie emite facturas mal a propósito. Pero se emiten: un precio equivocado, un IVA que no tocaba, un cliente que devuelve la mitad del pedido. La factura original no se modifica ni se elimina. Se emite una rectificativa que la sustituye o la complementa.

Cuándo hace falta una rectificativa

• El importe facturado es incorrecto, de más o de menos.
• El tipo de IVA aplicado no era el correcto.
• Faltan o sobran conceptos en la descripción.
• Los datos del cliente son erróneos.
• Hay devoluciones, descuentos posteriores o bonificaciones.
• La operación se anula porque no llega a realizarse.
• Se aplicó una retención de IRPF que no correspondía.

Si el error está en la factura original, la rectificativa es obligatoria. No vale con emitir una nueva «buena» y olvidar la anterior: las dos existen y Hacienda verá las dos.

Series y numeración

La rectificativa lleva su propio número correlativo dentro de una serie. Puedes usar una serie separada, por ejemplo con prefijo R o RF, o la misma serie que el resto de facturas. Las dos opciones son válidas si son coherentes y no dejan huecos.

• Nunca reutilices el número de la factura original.
• No borres ni modifiques la factura equivocada en el sistema.
• Mantén la correlatividad dentro de la serie que elijas.
• Si usas serie propia, documenta el criterio para que no parezca un descuadre.

Referencia a la factura original

Es el dato que más se olvida y el que más problemas genera. En la rectificativa deben aparecer:

• Número de la factura rectificada.
• Fecha de la factura rectificada.
• Motivo: error en el importe, devolución, descuento, nulidad.
• Si la sustituye, mención expresa de que la sustituye.

Si la rectificativa complementa en lugar de sustituir, debe indicarse también. La diferencia importa: sustituir implica que la original queda anulada a efectos de IVA; complementar implica que se añade un ajuste.

Qué pasa con el IVA y el IRPF

La rectificativa ajusta el IVA repercutido en el trimestre en que se emite, no en el trimestre de la factura original. Es decir, si corriges en abril una factura de enero, el ajuste entra en el segundo trimestre.

• Si bajas la base, reduces el IVA repercutido del periodo en que emites la rectificativa.
• Si subes la base, aumentas el IVA repercutido en ese mismo periodo.
• El cliente, si ya se dedujo el IVA, debe ajustar su deducción.
• En IRPF, el ajuste afecta al rendimiento del ejercicio en que se produce la corrección.
• Las retenciones practicadas se corrigen en la rectificativa y en el Modelo 111 si ya se presentó.

Si el trimestre ya está presentado, la rectificativa no obliga por sí sola a presentar una complementaria, pero el ajuste debe reflejarse donde corresponda. Consulta con tu gestoría cuando el importe sea relevante.

Rectificativa frente a factura de abono

Se usan como sinónimos, pero no siempre lo son. La factura de abono es una rectificativa cuyo importe es negativo: sirve para anular o reducir una factura anterior. La rectificativa puede ser, además, una factura nueva con importe positivo que sustituye a la equivocada.

• Error en el importe de una factura: rectificativa por sustitución.
• Devolución de mercancía: factura de abono por el importe devuelto.
• Descuento posterior: abono o rectificativa, según cómo lo documentes.
• Anulación total: rectificativa que deja la operación a cero.

Errores habituales

• Emitir la rectificativa sin referenciar la factura original.
• Borrar o reutilizar el número de la factura equivocada.
• No indicar el motivo de la rectificación.
• Rectificar en el mismo trimestre de la original cuando ya se presentó el modelo.
• Olvidar ajustar la retención de IRPF.
• Emitir un abono por un importe que no coincide con la parte devuelta.
• No avisar al cliente de que debe corregir su deducción de IVA.

Preguntas frecuentes