Facturar a una sociedad de otro país suele empezar como una factura normal y acaba en una conversación con tu asesor. El cliente pide un documento con su NIF-IVA, tú no sabes si aplicar IVA español y el banco ingresa un importe en otra moneda. Si emites con la plantilla de siempre, el documento puede ser correcto para tu cliente y no servir para justificar la operación.
Aquí repasamos los datos que cambian, cuándo se aplica la inversión del sujeto pasivo y cómo dejar constancia de la entrega del servicio. También verás cómo tratar la divisa y qué documentación adicional conviene conservar cuando hay aduana. No es un trámite imposible, pero exige orden: con criterios prudentes y sin fórmulas rígidas podrás emitir la factura y dejar el expediente defendible.
Los datos fiscales del cliente
Antes de emitir, pide el NIF-IVA completo, con país y número, y comprueba que está validado. En operaciones intracomunitarias, el número debe figurar en el registro de operadores intracomunitarios; si no aparece, la operación puede tratarse como nacional y eso cambia el IVA. Guarda la captura o el correo donde el cliente te facilita el dato.
La dirección también importa, pero no solo la de facturación: necesitas saber dónde está establecido el cliente y, si es distinto, dónde se presta el servicio. Un mismo cliente puede tener sede en un país y centro de actividad en otro. Anota ambos datos en tu expediente y no los deduzcas del dominio del correo.
- NIF-IVA validado y guardado junto al pedido del cliente
- País de establecimiento y lugar de prestación anotados
- Datos de contacto de la persona que encarga el trabajo
Valida el NIF-IVA antes de emitir y repite la comprobación si la operación se alarga varios meses: los datos del cliente cambian más de lo que parece.
Inversión del sujeto pasivo y mención
En muchos servicios entre empresas de la Unión Europea, el IVA lo declara el cliente en su país. Eso no significa que la factura vaya sin mención: debe indicar que la operación no está sujeta por aplicación de la regla de inversión del sujeto pasivo, con la referencia que corresponda. Sin esa mención, el cliente no puede justificar su autoconsumo de IVA ni tú defender la operación.
No todas las operaciones con sociedades extranjeras funcionan así. La regla depende del tipo de servicio, del lugar de prestación y de si el cliente actúa como empresario o como particular. Revisa tu caso concreto y no traslades la mención de una factura anterior solo porque el cliente sea el mismo. El criterio puede cambiar con el servicio.
Divisas, entrega y aduana
Si cobras en otra moneda, la factura debe mostrar el importe y el tipo de cambio aplicado, con la fecha de referencia. Muchos programas lo calculan solos, pero conviene comprobar que el contravalor en euros coincide con el apunte contable. Anota también los gastos bancarios y las comisiones: no forman parte de la base, pero afectan al importe que finalmente cobras.
La prueba de entrega es lo que sostiene de verdad la operación ante una revisión. Un correo de aceptación, el informe entregado o el acceso al repositorio valen más que una promesa. Si hay mercancía y cruza fronteras, añade la documentación aduanera y de transporte. Sin ese soporte, la factura cuenta la mitad de la historia.
- Importe original, divisa y tipo de cambio con fecha
- Justificante de entrega con fecha y persona que recibe
- Documentos de transporte y aduana cuando hay mercancía
Preguntas frecuentes
¿Debo aplicar IVA español a una sociedad de la UE?
Con carácter general, en servicios entre empresarios de la Unión Europea el IVA lo declara el cliente en su país, siempre que se cumplan los requisitos. No es una regla automática: depende del servicio y del lugar de prestación. Confirma el criterio aplicable a tu caso y deja la mención correspondiente en la factura.
¿Qué pasa si el cliente no me da un NIF-IVA válido?
Si no puedes validar el número, no trates la operación como intracomunitaria sin más. Puede acabar liquidándose como una operación nacional, con IVA español, y eso afecta al precio que pactaste. Pide el dato antes de emitir, guarda la respuesta y, si no llega, consulta con tu asesor cómo documentar la situación.
¿En qué moneda debo emitir la factura?
Puedes emitir en la divisa pactada, siempre que indiques el contravalor en euros y el tipo de cambio aplicado. Lo importante es que la contabilidad y el registro hablen en euros y que puedas explicar de dónde sale la conversión. Si el cliente exige su moneda local, deja la referencia del cambio en la propia factura.