Trabajar para un ayuntamiento, una diputación o un organismo autónomo local es un buen cliente: no quiebra y no desaparece. Pero exige jugar con sus reglas. La primera: tu factura en PDF o en papel no existe para ellos. Solo vale la factura electrónica presentada por el canal oficial.
FACe: la puerta de entrada obligatoria
FACe es la plataforma estatal de entrada de facturas electrónicas del sector público. Prácticamente todos los ayuntamientos la usan, aunque algunos mantienen portales propios que acaban conectados a ella. Para presentar necesitas darte de alta como emisor y contar con certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ave.
- La factura va en formato Facturae (XML firmado), no en PDF.
- Debes indicar la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.
- El número de expediente o de contrato suele ser obligatorio.
- FACe te da un justificante de presentación: guárdalo, es tu prueba.
Los códigos de oficina, órgano y unidad te los da el propio ayuntamiento en el pedido o el contrato. Sin esos tres datos la factura rebota, y el plazo de pago no empieza a contar hasta que la presentas bien.
Plazos de pago: lo que dice la ley
La normativa de contratación del sector público obliga a las administraciones a pagar en 30 días desde la aprobación del gasto, que a su vez debe tramitarse en otro plazo máximo desde que presentas la factura. En la práctica, el cómputo depende de cuándo el órgano gestor da el conforme a tu trabajo. Si el conforme se retrasa, el pago se retrasa.
- Presenta la factura en cuanto el servicio esté conforme, sin esperar a fin de mes.
- Pide el conforme por escrito: correo o acta firmada valen.
- Controla el estado en FACe: registrada, reconocida, aprobada, pagada.
- Si superan el plazo legal, puedes reclamar intereses de demora.
Nunca empieces un trabajo para un ayuntamiento sin pedido o contrato firmado. Un "ya te lo pagaremos" verbal no genera derecho de cobro y te deja trabajando gratis si cambia el concejal o el técnico de turno.
Datos que no pueden faltar en la factura
Además de los requisitos de cualquier factura (número, fecha, NIF, desglose de IVA), las administraciones locales suelen exigir referencias administrativas concretas. Una factura con IVA repercutido al 21 % en servicios generales es lo habitual; comprueba si tu operación está exenta o sujeta a otro tipo antes de emitirla.
- Número de expediente, contrato o pedido asignado.
- Códigos de oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
- Concepto alineado con lo contratado, sin conceptos extra no acordados.
- Cuenta bancaria a nombre del emisor de la factura.
Qué hacer cuando te rechazan la factura
El rechazo llega por FACe con un motivo: código equivocado, expediente que no coincide, importe distinto del pedido. No es una negativa de pago, es una invitación a corregir. Rectifica el dato, vuelve a presentar y guarda constancia del envío. Solo cuando el motivo es de fondo (disputan que hiciste el trabajo) toca pasar a la reclamación formal, primero administrativa y después, si hace falta, por vía judicial.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar un PDF al ayuntamiento?
No. Las administraciones exigen factura electrónica en formato Facturae presentada por FACe o su portal equivalente.
¿Cuánto tarda en pagar un ayuntamiento?
La ley fija 30 días desde la aprobación del gasto. En la práctica, controla el conforme: sin él el reloj no corre.
¿Necesito certificado digital para FACe?
Necesitas identificarte con certificado electrónico, DNIe o Cl@ave, y firmar la factura Facturae, algo que la mayoría de programas de facturación hacen por ti.