Facturar a una administración pública no es como facturar a una empresa. Hay registro electrónico, conformidad del órgano gestor y plazos de pago con reglas propias. Un error en el código de la factura o en el formato puede retrasar el cobro varios meses sin que nadie te avise.
La buena noticia es que el procedimiento está tasado: si cumples los pasos y guardas las evidencias, tienes argumentos para reclamar. Aquí va el recorrido completo, desde la emisión hasta la reclamación por impago y el cálculo de los intereses de demora, con fechas y con documentos.
Registro electrónico de la factura
La factura a una administración se presenta por el punto general de entrada de facturas electrónicas o por el registro que indique el contrato. Necesitas certificado digital y el formato exigido. Si el archivo no valida, la factura no entra y el plazo de pago no empieza a contar.
Guarda el acuse de recibo con fecha, número de registro y código de la factura. Ese resguardo es la prueba de que presentaste en plazo. Sin él, una discusión sobre fechas se convierte en un problema de prueba que juega contra ti.
- Usa el formato y la firma que exige el órgano destinatario.
- Descarga y archiva el acuse de recibo de cada factura.
- Revisa el código de órgano gestor y la unidad tramitadora.
Una factura rechazada por formato no está presentada. Corrige el error el mismo día y guarda el nuevo acuse, porque el plazo de pago se reinicia con la entrada válida.
Conformidad del órgano gestor
El órgano gestor debe conformar la factura: comprobar que el servicio se ha prestado y que el importe coincide con el contrato. Ese trámite interno es el que más retrasa el pago. Si falta un albarán, un acta de recepción o un informe, la factura queda retenida sin salir del cajón.
- Adjunta albarán, acta o informe que acredite la prestación.
- Anota quién conforma y en qué fecha.
Plazos de pago
El plazo legal de pago del sector público es de treinta días desde la conformidad, con matices según la norma aplicable y el tipo de contrato. Ese plazo orientativo se cuenta desde la conformidad, no desde que envías la factura, y por eso conviene controlar ambas fechas.
Lleva un registro de facturas con fecha de entrada, fecha de conformidad y fecha de pago. Así detectas los retrasos a tiempo y puedes reclamar con datos. Reclamar de memoria y sin fechas es perder credibilidad ante el órgano gestor.
- Apunta la fecha de conformidad, no solo la de emisión.
- Revisa cada mes las facturas pendientes y su antigüedad.
Reclamación por impago
Si pasa el plazo y no cobras, reclama por escrito al órgano de contratación con referencia del contrato y de la factura. Pide el abono y los intereses de demora que correspondan. Guarda el registro de salida de la reclamación: es la prueba de que actuaste.
- Reclama por escrito y con acuse de recibo.
- Cita contrato, factura, fecha de conformidad e importe pendiente.
Intereses y costes de cobro
El retraso en el pago genera intereses de demora a favor del contratista. Calcula el importe y reclámalo expresamente: no se abona solo porque pase el tiempo. En importes pequeños el coste de reclamar puede superar el interés, así que valora el esfuerzo.
Si el retraso es habitual, inclúyelo en el precio de tu próxima oferta. Trabajar con plazos de pago largos exige tesorería y financiación. Un contrato con margen ajustado y cobro a noventa días puede ser una pérdida disfrazada de facturación.
- Reclama los intereses junto con el principal.
- Incluye el coste financiero del plazo en tus presupuestos.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo cuentan los treinta días de pago?
Con carácter orientativo, desde la conformidad de la factura por el órgano gestor, no desde su emisión. Si la factura se rechaza por un error de formato, el cómputo se reinicia. Controla la fecha de conformidad y guárdala.
¿Qué documento acredita que he presentado la factura?
El acuse de recibo del registro electrónico, con fecha, número de registro y código de la factura. Descárgalo y archívalo junto a la documentación del contrato. Es la prueba principal si luego hay que reclamar.
¿Puedo reclamar si la administración alega falta de presupuesto?
Sí. La falta de crédito no interrumpe el derecho al cobro ni elimina los intereses de demora. Reclama por escrito con las fechas y los importes, y valora la vía judicial si el retraso se prolonga en exceso.