El desplazamiento es un coste real de prestar el servicio. Repercutirlo está bien visto si se pacta antes y se factura bien. El error habitual es tratarlo como suplido cuando en realidad es parte de tu precio.
La regla general: tu desplazamiento es tu gasto
Tu coche, tu gasolina, tu tiempo de viaje. El kilometraje que recorres con tu vehículo para prestar un servicio es un gasto tuyo, no un pago por cuenta del cliente. Cuando lo cobras en la factura, forma parte de la base imponible y lleva el mismo IVA que el servicio principal, normalmente el 21 %.
- Kilometraje con tu coche: parte del precio, con IVA.
- Tarifa por km pactada (por ejemplo, 0,25 €/km): línea aparte, pero dentro de la base.
- Peajes y parking tuyos: misma regla, se suman a la base.
- Tiempo de viaje facturado: mano de obra, con IVA.
Cuándo sí puede ser suplido
El suplido exige pagar por cuenta y nombre del cliente, con factura a su nombre y justificante. En desplazamientos casi nunca se cumple: el billete de tren o el hotel van a tu nombre. Por eso, salvo casos muy concretos (una tasa registral pagada por el cliente, por ejemplo), el kilometraje no encaja como suplido.
Si consigues que un billete o una noche de hotel se emitan a nombre del cliente y los pagas tú por su cuenta, ahí sí podrías tratarlo como suplido sin IVA. En la práctica es raro y laborioso; lo normal es repercutirlo con IVA.
Pacta el kilometraje en el presupuesto: tarifa por km, peajes incluidos o no, y si el tiempo de viaje se cobra. Un presupuesto que lo dice evita la discusión cuando llega la factura.
Cómo reflejarlo en la factura
Lo más limpio es una línea separada: "Desplazamiento: 280 km x 0,25 €". Así el cliente ve el cálculo y no lo confunde con el servicio. Esa línea se suma a la base y tributa al mismo tipo que el servicio. Si tu servicio está exento de IVA (sanitario, docente), el desplazamiento accesorio sigue el tratamiento del principal.
- Línea de desplazamiento con km y tarifa, dentro de la base.
- Mismo tipo de IVA que el servicio principal.
- Adjunta o archiva el detalle del viaje: fecha, origen, destino, motivo.
- Si usas coche de empresa, el registro de km también justifica tu deducción.
No confundas repercutir con deducir
Son dos operaciones distintas. Repercutir es cobrar el coste al cliente en tu factura. Deducir es llevarte ese gasto a tu actividad: combustible, amortización del vehículo o tarifa por km según tu régimen. Puedes hacer las dos cosas a la vez y no pasa nada: ingresas el kilometraje en la factura y deduces el coste real del viaje.
Errores habituales con el kilometraje repercutido
- Cobrarlo como suplido sin IVA sin cumplir los requisitos del suplido.
- No pactarlo antes y encontrar al cliente rechazando la línea.
- Aplicar un tipo de IVA distinto al del servicio principal.
- No guardar el detalle del viaje que justifica el importe.
- Cobrar por km y además deducir el combustible completo sin control.
Preguntas frecuentes
¿El kilometraje repercutido lleva IVA?
Sí. Es un gasto accesorio a tu servicio y tributa al mismo tipo que este, normalmente el 21 %.
¿Cuánto puedo cobrar por kilómetro?
Lo que pactes con el cliente. No hay tarifa fiscal obligatoria para la repercusión; lo importante es que conste en el presupuesto.
¿Puedo cobrarlo y deducirlo a la vez?
Sí. Lo ingresas en la factura con IVA y deduces el gasto del desplazamiento según tu régimen. Son operaciones independientes.