Muchos economistas empiezan facturando a otros despachos. Es una vía rápida para llenar la agenda, pero también la más frágil: el cliente es del despacho, el precio lo fija el despacho y tú asumes el trabajo con tu nombre. Si esa colaboración supera un porcentaje de tu facturación, tu negocio depende de un solo pagador. Revisa esa proporción cada trimestre antes de aceptar más encargos.
Esta guía aborda cuatro decisiones que definen el negocio: cómo documentar las colaboraciones, cuándo dar el paso a sociedad profesional, cómo se aplica la retención en tus facturas y qué hacer con las plantillas del software. Al final verás cómo acotar la responsabilidad frente al cliente. Todo con criterios prudentes, porque cada despacho tiene su estructura y su forma de trabajar.
Colaboraciones con otros despachos
Colaborar con un despacho no es lo mismo que ser su empleado. Cobra por horas o por expediente, con un precio mínimo que cubra la coordinación y las correcciones. Deja claro quién firma, quién atiende al cliente y quién asume la responsabilidad si Hacienda revisa. Si el despacho pone el cliente y el software, tu tarifa debe reflejar que no vendes la relación, solo el trabajo.
La colaboración se documenta. Contrato con alcance, precio por hora o por servicio, quién responde ante el cliente final y qué pasa si hay una sanción o una liquidación. Sin ese documento, cualquier discrepancia se resuelve a favor de quien tiene la relación comercial. Aunque el encargo sea pequeño, deja el acuerdo por escrito antes de empezar y guárdalo con las facturas.
- Firma un contrato por colaboración con alcance y precio.
- Revisa qué porcentaje de tu facturación depende de un despacho.
- Deja por escrito quién responde ante el cliente final.
Si más de la mitad de tu facturación viene de un despacho, dedica tiempo a captar clientes propios antes de que esa relación cambie.
Sociedad profesional o autónomo
Con el tiempo llega la pregunta: sigo como autónomo o monto una sociedad. La respuesta no está en la facturación, está en el beneficio, el número de clientes, el riesgo y lo que quieras hacer con el dinero. Una sociedad tiene costes fijos y obligaciones contables que solo se compensan con un volumen estable. Haz números con tu asesor antes de constituir nada y proyecta al menos tres ejercicios.
Si constituyes una sociedad, tu retribución cambia de forma. Puedes cobrar nómina, dividendos o ambas cosas, y cada vía tiene su tratamiento fiscal y sus costes de cotización. Con carácter general, conviene mezclar una nómina razonable con dividendos y revisar la operación cada año. Lo que no funciona es dejar la sociedad sin actividad y usarla solo para facturar: eso llama la atención.
- Proyecta tres ejercicios antes de constituir una sociedad.
- Compara nómina y dividendos con los costes de cotización.
- No dejes la sociedad inactiva para facturar desde ella.
Antes de constituir una sociedad, compara el coste total de mantenerla con lo que ahorras en IRPF; si no hay margen claro, espera.
Software, retención y responsabilidad
Trabajas con datos ajenos y con plazos que no controlas. Un error en una declaración o una fecha perdida puede costar al cliente una sanción, y la conversación sobre quién paga ese daño llega tarde si no hay nada firmado. Limita por escrito el alcance de tu encargo, deja constancia de las decisiones que toma el cliente y guarda copia de todo lo que envías.
El software también exige criterio. La herramienta calcula lo que le configuras, y si la plantilla tiene un error de retención o de IVA, el error se repite en todas las facturas. Antes de empezar el año, revisa las plantillas, los porcentajes y los conceptos. Y no prometas resultados que dependen de la administración: explica plazos y contingencias por escrito, con prudencia.
- Revisa las plantillas de factura al empezar cada ejercicio.
- Limita por escrito el alcance del encargo que aceptas.
- Guarda copia de los correos en los que el cliente decide.
Antes de enviar una factura recurrente, comprueba la plantilla; un error de retención repetido durante meses es difícil de corregir después.
Preguntas frecuentes
¿Los servicios de un economista llevan retención de IRPF?
Con carácter general, los servicios profesionales facturados a empresas o a otros profesionales suelen estar sujetos a retención, siempre que concurran los requisitos. La factura a particulares y algunas operaciones concretas pueden seguir otro criterio. Confirma el porcentaje y el supuesto con tu asesor y configura la plantilla correctamente antes de emitir la primera factura.
¿Puedo facturar a través de una sociedad siendo economista?
Sí, si la sociedad tiene actividad real y medios para prestar el servicio. La sociedad factura, asume los gastos y responde frente al cliente. Tu retribución llega después como nómina o dividendo, con su propio tratamiento. Revisa con tu asesor que la estructura no sea solo una pantalla de facturación, porque ese montaje genera problemas.
¿Quién responde si el cliente recibe una sanción por un error mío?
Depende de lo que hayas firmado y de la naturaleza del error. Con carácter general, si asumiste el encargo completo, la responsabilidad puede recaer en ti; si solo ejecutaste instrucciones del cliente, el reparto cambia. Limita el alcance por escrito, documenta las decisiones ajenas y consulta tu seguro de responsabilidad civil antes de que ocurra.