Montar una tienda online es la parte divertida. La parte que decide si el negocio sobrevive viene después: alta censal, IVA de cada pedido, facturas bien emitidas, devoluciones y protección de datos. Un autónomo que vende por internet tiene las mismas obligaciones que una tienda física, más las específicas del comercio a distancia. Estas son las que de verdad importan.
Alta, epígrafes y requisitos previos
Antes de la primera venta necesitas alta en Hacienda con el epígrafe que corresponda al comercio minorista —o al de servicios, si vendes productos digitales—, alta en el RETA y un NIF que aparezca de forma visible en la web.
Si vendes solo a toda España, no hace falta nada más. Si vendes a la UE, comprueba si superas el umbral de ventas a distancia y, si lo haces, regístrate en la ventanilla única. Si vendes a Canarias, Ceuta o Melilla, el IVA no aplica: se aplica IGIC o IPSI y la factura cambia de formato.
El IVA en las ventas online
El tipo general es el 21%. Algunos productos tienen tipo reducido del 10% o del 4%: alimentación, libros, medicamentos. Aplicar el tipo equivocado obliga a una rectificativa por cada factura mal emitida.
Los precios que ve el cliente particular incluyen IVA; esa es la regla. Si vendes a una empresa con NIF-IVA de otro país de la UE, la operación va sin IVA por inversión del sujeto pasivo. Si vendes a una empresa española, puedes mostrar base y cuota por separado.
Y no olvides el IVA de tus compras: proveedores, packaging, publicidad y software. Todo eso se deduce en el trimestre en que se soporta, siempre que tengas factura.
Facturas y tickets: qué documento emitir
A un particular puedes entregarle factura simplificada si no la pide y el importe no supera los 400€. Si la solicita, hay que emitir factura completa con sus datos. La numeración debe ser correlativa y sin huecos, y el programa que uses no debería permitir borrar facturas: la normativa de software de facturación exige trazabilidad.
Cada pedido debe poder rastrearse hasta su factura. La factura completa debe incluir tu NIF, la numeración correlativa, la fecha, el concepto, la base imponible y la cuota. Guarda copia durante el plazo de conservación, que en materia fiscal llega a cuatro años.
Si gestionas cuarenta pedidos al día, automatiza: a mano, el primer error de numeración aparece en la primera semana.
Envíos, portes y devoluciones
Los portes que cobras al cliente forman parte de la base imponible: llevan IVA y se declaran junto con la venta. Los portes que pagas al transportista son gasto deducible, con su IVA correspondiente.
Las devoluciones son el punto débil del ecommerce. El cliente tiene 14 días naturales de desistimiento desde la entrega y el reembolso incluye el precio y el envío estándar, no el envío exprés que eligió. Documenta cada devolución con factura rectificativa y devuelve el IVA. Si el producto vuelve en mal estado, puedes retener parte del importe, pero con criterio y por escrito.
Ejemplo: pedido de 60€ más 5€ de envío, 65€ en total. La base imponible es 53,72€ y el IVA 11,28€. Calcularlo como 65€ menos el 21% da un resultado distinto. Un euro de error por pedido son 4.000€ al año con 4.000 pedidos.
RGPD: los datos del cliente también se declaran
Recoges nombre, dirección, teléfono y correo. Eso es dato personal y te obliga a tener política de privacidad, base jurídica, registro de actividades y contratos de encargado con la pasarela de pago, el transportista y el proveedor de hosting.
Las cookies analíticas y de marketing necesitan consentimiento previo; las técnicas, no. Un banner que solo informa no cumple. Y si sufres una brecha con datos filtrados, hay obligación de notificar. La sanción por un ecommerce descuidado suele ser más cara que la multa fiscal.
Stock, costes y margen real
El margen de una tienda online se calcula sobre el precio sin IVA. Muchos autónomos comparan el precio de venta con el coste del producto y se olvidan de la comisión de la pasarela, el envío, el packaging, la publicidad y las devoluciones.
Un 3% de devoluciones y un 8% de coste de adquisición de cliente cambian la cuenta por completo. Revisa el margen por producto cada trimestre y deja de vender lo que no lo supere: el volumen no arregla un producto que pierde dinero en cada pedido.