Con la regla general, el IVA se devenga cuando emites la factura, cobres o no. Si tus clientes tardan tres meses en pagar, adelantas el impuesto de tu bolsillo. El régimen especial del criterio de caja cambia el momento del devengo al del cobro, y ese alivio de tesorería explica por qué tanta gente lo elige.
Requisitos para acogerse
- Ser persona física o entidad con facturación inferior a dos millones de euros.
- Que al menos el 70% de las operaciones se facturen a otros empresarios o profesionales.
- No realizar operaciones excluidas: ventas al por menor, entregas intracomunitarias, importaciones, operaciones con inversión del sujeto pasivo y otras.
- Comunicar la opción en el modelo 036 o 037.
La opción se entiende prorrogada por años naturales mientras no renuncies. No es un régimen obligatorio: si no lo comunicas, sigues en el criterio general aunque cumplas los requisitos.
Cómo funciona en la práctica
Si emites una factura de 1.000€ más 210€ de IVA en marzo y te la pagan en junio, el IVA no se devenga en marzo: se devenga en junio, cuando entra el dinero. Lo mismo con los gastos: deduces el IVA soportado cuando pagas la factura, no cuando la recibes.
Los cobros y pagos parciales devengan el IVA en la parte proporcional. Si te pagan 500€ de una factura de 1.210€, no devengas los 210€ completos: calcula la parte que corresponde a la base cobrada.
Ojo con el cierre: si no has cobrado una operación antes del 31 de diciembre del año siguiente, el IVA se devenga igualmente en esa fecha. El aplazamiento no es indefinido.
Plazos y modelo 303
Los plazos de presentación no cambian: el 303 sigue siendo trimestral, del 1 al 20 del mes siguiente. Lo que cambia es el contenido. Una factura de diciembre cobrada en enero entra en el primer trimestre del año siguiente, no en el cuarto.
Esa frontera de año es donde más errores aparecen. Cuadra las facturas pendientes de cobro y de pago antes de cerrar el ejercicio, y revisa el listado de operaciones que vencen por el límite de 31 de diciembre.
Un truco útil: lleva un listado de facturas emitidas con tres columnas —fecha de factura, fecha de cobro e importe pendiente— y actualízalo cada mes. Cuando llegue el trimestre, el 303 se rellena desde ese listado sin tener que reconstruir nada.
Libros y menciones en la factura
Debes llevar un libro registro específico de facturas expedidas y recibidas con criterio de caja, separado del resto. En él se anotan la fecha de la operación, la fecha del cobro o pago y el importe, para poder justificar cuándo se devengó cada cuota.
Las facturas deben indicar que se aplica el régimen especial del criterio de caja. Si emites una factura simplificada, la mención también es obligatoria. Una factura sin esa leyenda es una factura mal emitida, aunque el importe sea correcto.
Ventajas reales y límites
La ventaja es de tesorería: no adelantas el IVA de facturas que aún no has cobrado. Para quien trabaja con empresas que pagan a 60 o 90 días, la diferencia en el trimestre puede ser importante y evita financiar a Hacienda con dinero que no tienes.
El límite es que no sirve para todo. No puedes aplicarlo a operaciones excluidas, y tampoco te libra de declarar: cambia el cuándo, no el cuánto. Si tu cliente no paga nunca, el IVA acaba devengándose igual y el impago se convierte en un problema de cobro, no de impuestos.
Tampoco compensa si casi todo lo cobras al contado. Añades un libro registro y una mención en cada factura a cambio de un aplazamiento que en la práctica es de días. Antes de elegirlo, mira cómo cobras de verdad, no cómo te gustaría cobrar.
Errores habituales
- Acogerse al régimen sin comunicarlo en el 036 o 037.
- Aplicarlo a operaciones excluidas, como las ventas al por menor.
- Deducir el IVA de gastos al recibir la factura en lugar de al pagarla.
- No devengar el IVA de facturas impagadas al vencer el plazo máximo.
- Mezclar en el mismo libro facturas del criterio general y del criterio de caja.
Preguntas frecuentes
¿Puedo aplicar el criterio de caja solo a algunos clientes?
No. Se aplica a todas las operaciones incluidas en el régimen, no se elige cliente a cliente.
¿Esto afecta al IRPF?
No. El criterio de caja es solo de IVA. En IRPF sigues con el criterio de devengo de tu modalidad.