Tienes cajas, carpetas y correos con facturas de años distintos, y cada vez que llega una inspección o una revisión interna te preguntas si puedes tirar algo. La respuesta no es única: depende del tipo de documento y de la obligación que estés cumpliendo. Guardar de más cuesta espacio y tiempo; guardar de menos puede salir caro. Y si mezclas papel y digital, la duda se multiplica.
Esta guía repasa los plazos que suelen citarse en el ámbito civil, fiscal y mercantil, cómo influye el formato electrónico y qué hacer con las copias. También verás cuándo tiene sentido destruir documentación y cómo hacerlo sin dejar cabos sueltos. Los plazos concretos dependen de tu actividad y de la normativa vigente, así que conviene confirmarlos antes de actuar. Un criterio prudente evita sustos.
Plazos civiles, fiscales y mercantiles
Cada ámbito fija sus propios plazos y no siempre coinciden. El plazo fiscal se asocia a la prescripción de las obligaciones tributarias; el mercantil, a la conservación de libros y documentación de la empresa; el civil, a la posibilidad de reclamar una deuda o un incumplimiento. Cuando varios plazos se solapan, lo prudente es quedarse con el más largo.
No memorices cifras: trabaja con una regla propia. Por ejemplo, conserva la documentación de cada ejercicio hasta que estén cerrados todos los plazos que puedan afectarte, y añade un margen de seguridad. Si tienes dudas sobre un documento concreto, consúltalo con tu asesor antes de destruirlo. Un archivador ordenado por año te ahorra decisiones improvisadas.
- Aplica el plazo más largo cuando coincidan obligaciones fiscales, mercantiles y civiles.
- Anota la fecha límite de cada ejercicio en la propia carpeta.
- Consulta los supuestos especiales de tu actividad antes de destruir nada.
Antes de tirar un documento, comprueba que no esté vinculado a una operación todavía reclamable o a una comprobación abierta.
Facturas electrónicas y copias
Una factura electrónica válida no es un PDF suelto: necesita un formato que garantice su integridad y autenticidad, y un sistema que permita conservarla y recuperarla. Si guardas PDF por comodidad, mantén también el original tal como se emitió o recibió. La copia impresa de un documento electrónico no sustituye al archivo digital. Y si el proveedor cambia de plataforma, asegúrate de poder exportar los ficheros con sus datos completos.
Las copias deben ser legibles y conservar la información íntegra. Si digitalizas papel, comprueba que el escaneo recoge anverso y reverso, importes, fechas y datos fiscales. Guarda una copia fuera del dispositivo principal: un disco externo o un servicio en la nube bien configurado. La copia de seguridad no es un lujo, es parte de la conservación.
- Conserva el fichero original además de cualquier PDF de cortesía.
- Verifica que el escaneo incluye anverso, reverso y datos fiscales.
- Mantén una copia en un medio distinto del habitual.
Prueba a abrir una factura antigua cada cierto tiempo: si el formato ya no se lee, la conservación es solo aparente.
Cuándo destruir y cómo
Destruir documentación no es tirarla a la basura. Si contiene datos personales o información económica, conviene usar un sistema de destrucción que impida reconstruirla: trituradora de corte cruzado o un servicio especializado con certificado. En digital, borrar no siempre equivale a eliminar: revisa copias, papelera y dispositivos de respaldo. Y no olvides los buzones de correo donde siguen adjuntos los PDF originales.
Antes de destruir, haz una lista de lo que sale y de lo que se queda. Comprueba que no hay expedientes abiertos, requerimientos pendientes ni litigios en curso. Si el documento afecta a un ejercicio reciente, espera. Y deja constancia de la destrucción: una nota con fecha y criterio aplicado te ayuda si alguien pregunta por qué falta algo.
- Usa trituradora de corte cruzado para papel con datos sensibles.
- Borra también copias en papelera, correo y discos de respaldo.
- Anota qué se destruyó, cuándo y con qué criterio.
Nunca destruyas documentación con un procedimiento abierto: espera a que prescriba el plazo más largo que te afecte y deja nota del criterio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo guardar solo la factura en PDF?
Un PDF puede servir como copia, pero no siempre garantiza la integridad del original. Si la factura se emitió en formato electrónico, conserva el archivo tal como se generó, con sus datos estructurados. Si recibiste papel, el escaneo debe ser legible y completo. Y mantén siempre una copia de seguridad separada del dispositivo principal. Revisa qué exige tu caso concreto.
¿Cuándo puedo tirar las facturas de un año cerrado?
Depende de los plazos que te afecten. Lo prudente es esperar a que hayan transcurrido los plazos fiscales, mercantiles y civiles aplicables, y añadir un margen. Si hubo comprobaciones, requerimientos o litigios, el reloj puede alargarse. Antes de destruir nada, revisa el ejercicio con tu asesor y deja constancia del criterio que has seguido.
¿Vale una copia en la nube como archivo oficial?
Puede valer si el servicio garantiza acceso, integridad y disponibilidad, y si tienes claro dónde están los datos. El problema aparece cuando la copia depende de una cuenta que puedes perder o de un formato que deja de leerse. Mantén una copia local adicional y comprueba de vez en cuando que los archivos se abren correctamente.